logistyka.net.pl - wortal logistyczny | logistyka | e-logistyka | TSL

PARTNER PORTALU:

A+ A A-

Procesy pod kontrolą

Oceń ten artykuł
(0 głosów)
Procesy biznesowe to integralna część każdego przedsiębiorstwa - niezależnie od jego wielkości i charakteru działalności. Zawsze wiążą się z kosztami, które warto znać i mieć pod kontrolą. I pamiętać, że należy je obniżać. Najsilniejszą strona systemów wspomagających zarządzanie procesami biznesowymi (BPM - Business Process Management) jest to, że można je wdrażać w każdym przedsiębiorstwie, jednostkach administracji publicznej i samorządowej oraz budżetówce. Wszędzie tam, gdzie podejmuje się wiele decyzji i obsługuje wielu klientów bądź kontrahentów. Dzięki nim można zapanować nad obiegiem informacji w firmie, realizacją zadań, a w efekcie podnieść poziom obsługi klientów. Ich głównym zadaniem jest zwiększenie efektywności działania. To od niego bowiem zależy skuteczność gospodarowania zasobami i wydajnością pracy. Jak dowodzi unijna praktyka przedsiębiorstw, które wdrożyły systemy BPM, na ogół skuteczniej konkurują jakością i ceną na rynkach Wspólnoty. Chociażby dlatego, że obniżają koszty obsługi zamówień i kontroli realizacji zadań. Jednocześnie zwiększają wydajność i jakość usług. W efekcie mają więcej klientów, którzy nie szukają innych ofert.
Zaczęło się od finansów
Trudno znaleźć przedsiębiorstwo, w którym nie działają specjalistyczne systemy IT służące do wspomagania zarządzania finansami i księgowością, pracą magazynu, kontroli kadr i płac. W tym celu jednocześnie wykorzystywane są zarówno rozwiązania różnych producentów, jak i zintegrowane systemy klasy ERP. Coraz częściej współpracują one z oprogramowaniem CRM, służącym do zarządzania kontaktami z klientami oraz SCM - przeznaczonym do zarządzania łańcuchem dostaw. Przykłady systemów, które funkcjonują w organizacji, można mnożyć równie szybko, jak liczby po przecinku na fakturach wystawianych przez wdrażające je firmy. Ponieważ stworzono je przy wykorzystaniu różnych technologii i standardów, korzystają na ogół z odmiennych baz danych. To z kolei wiąże się z koniecznością ujednolicenia przepływających informacji, a więc dodatkowymi kosztami, które należy ponieść na integrację systemową istniejących rozwiązań. A i tak nie ma pewności, że system informatyczny, składający się z wielu niezależnych, powiązanych ze sobą modułów będzie sprawnie działał, czyli zarabiał na siebie. Niezależnie jednak od tego czy system jest wielomodułowy, czy też jest to kilka aplikacji różnej produkcji, na ogół procesy, które zachodzą w organizacji, traktowane są w sposób rozdzielny. Co - zamiast usprawniać pracę - zazwyczaj ją komplikuje. Dość często się zdarza, że pracownicy by wykonać przydzielone zadania, muszą korzystać z kilku systemów jednocześnie, a na dodatek otrzymują sprzeczne ze sobą dane. W sukurs przychodzą właśnie systemy BPM, które ujednolicają informacje, organizują pracę zespołów i ułatwiają kontrolę nad wykonywanymi zadaniami. Ich producenci wychodzą z założenia, że w strukturach przedsiębiorstw zachodzą złożone procesy biznesowe, w których biorą udział praktycznie wszyscy pracownicy firmy. Każda wykonana czynność powinna więc umożliwiać wykonanie następnej. Poszczególne procedury tworzą procesy biznesowe - grupy zidentyfikowanych czynności, bez wykonania których niemożliwe jest osiągnięcie zamierzonego celu. Wszystkie muszą być opisane w ramach jednej aplikacji, tak by korzystanie z informacji było wygodne i sprawne. Pierwszym krokiem jest opisanie procesów biznesowych zachodzących w firmie. W tym celu należy przeanalizować czynności wykonywane przez osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie, przydzielone im obowiązki oraz uprawnienia, którymi dysponują. Kolejny krok to przyjrzenie się rodzajom generowanych dokumentów i sposobom ich dystrybucji. Dzięki temu możliwe staje się określenie podstawowych segmentów działalności firmy, obejmujących, np. obsługę klientów, dział reklamacji, marketing czy sprzedaż. Analiza daje materiał, który może posłużyć do rozpisania schematu procesów - wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie nimi staje się wówczas łatwiejsze a przede wszystkim szybsze. Chodzi zarówno o skrócenie czasu potrzebnego na podejmowanie działania i decyzji, jak i o możliwość badania firmy pod kątem wydajności realizowanych zadań. Bez odpowiedniego narzędzia informatycznego nie można zobaczyć w czasie rzeczywistym, ile spraw jest aktualnie załatwianych, które działy czy osoby są aktualnie obciążone pracą, a które bezczynnie czekają na zlecenia. A przecież jednym z podstawowych aspektów funkcjonowania systemów BPM jest obsługa klienta i sprzedaż. W tym wymiarze oprogramowanie pomaga pracownikom w przygotowaniu oferty, obsłudze zamówień, reklamacji i wniosków. Jest także pomocne w pracy serwisu i oferuje wsparcie dla centrów kontaktu z klientem. A to oznacza, że znakomita część wymienionych procesów zachodzi w organizacjach różnego typu z różnych branż.
Artykuł pochodzi z czasopisma "Logistyka" 5/2005.

Z ostatniej chwili

  • 1
  • 2
  • 3

Poczta Polska z umową na obsługę sklepu Allegro

Poczta Polska z umową na obsługę sklepu Allegro

Poczta Polska nawiązała strategiczne partnerstwo ze Sklepem Allegro, prowadzonym przez największą platformę handlu elektronicznego w...

Makita kolejnym najemcą w MLP Pruszków II

Makita kolejnym najemcą w MLP Pruszków II

Dystrybutor silników elektrycznych oraz elektronarzędzi wynajął ponad 9,8 tys. m kw. powierzchni magazynowej w MLP...

AXI IMMO z dwiema nagrodami CiJ Awards 2016

AXI IMMO z dwiema nagrodami CiJ Awards 2016

AXI IMMO w tegorocznej edycji konkursu CiJ Awards 2016 otrzymało 2 nagrody w kategoriach Best...

Ostatnio na forum

 Instytut Logistyki i Magazynowania

Logowanie

LOGOWANIE

Rejestracja

Rejestracja użytkownika
lub Anuluj