Wykorzystanie narzędzi informatycznych w zarządzaniu zakupami w zintegrowanych sieciach handlowych

Jednym z najważniejszych obszarów współdziałania integrujących się przedsiębiorstw handlowych z kapitałem polskim jest sfera zarządzania zakupami. Prowadzenie w jej ramach wspólnej polityki zaopatrzenia ma zapewnić zintegrowanej grupie przedsiębiorstw podniesienie pozycji rynkowej i wzrost konkurencyjności poprzez zwiększenie skuteczności i efektywności działań marketingowych w całym łańcuchu podaży towarów.

Możliwości takie stwarza integracja zakupów i centralizacja tej funkcji zarządzania u integratora sieci handlowej. Integrator realizując wspólne cele związane z racjonalizacją zaopatrzenia sieci handlowej, podejmuje działania w dwóch podstawowych kierunkach: uzyskiwanie konkurencyjnych ofert asortymentowych i cen zakupu towarów (zarówno dla uczestników porozumienia integracyjnego, tj. przedsiębiorstw, jak też konsumentów) oraz obniżanie kosztów dystrybucji. Działania te są podporządkowane kształtowaniu wartości w łańcuchu podaży, którego efekty konsument ocenia poprzez pryzmat poziomu cen, trwałości i jakości oferowanych produktów, postrzegania firmy oferującej te produkty (image firmy, reputacji marki, mody) oraz poziomu obsługi szeroko rozumianej (np. dostępności towarów, czasu dostawy, kredytowania zakupów).

W Instytucie Rynku Wewnętrznego i Konsumpcji (IRWiK) przeprowadzono w III kwartale 2004 r. badania (w formie wywiadu skategoryzowanego) wśród 40 celowo dobranych znaczących zintegrowanych sieci handlowych (głównie sieci franczyzowych i quasifranczyzowych - 65%, ale także zrzeszeń detalistów - 20% i grup zakupowych - 15%) dotyczące związków przyczynowo - skutkowych między integracją zakupów, a kształtowaniem konkurencyjności tych sieci z perspektywy kreowania łańcucha wartości. W artykule skupiono uwagę na zagadnieniach wykorzystania narzędzi informatycznych w zarządzaniu zakupami, w kontekście procesów kreowania wartości. Stosowane w zintegrowanych sieciach handlowych rozwiązania informatyczne mają wspierać przede wszystkim procesy zarządzania, służące realizacji strategii budowania przewagi konkurencyjnej w oparciu o przywództwo kosztowe sieci, tj. na podstawie relatywnie niskich cen. Trzeba zaznaczyć, że strategie konkurencyjnych cen stosuje połowa znaczących sieci zintegrowanych. Ma ona istotne znaczenie dla wzmacniania konkurencyjności zrzeszeń detalistów i grup zakupowych; w sieciach franczyzowych (quasifranczyzowych), spełnia zaś rolę drugorzędną. Wykorzystywanie tej strategii jest uzależnione przede wszystkim od usprawnień obsługi logistycznej zintegrowanej sieci handlowej. W wyniku tego procesu uzyskuje się bowiem redukcję kosztów dystrybucji, usprawnienie organizacji dostaw itp., co umożliwia obniżanie poziomu cen na oferowane towary. Oczywiście wpływ na to wywierają również wynegocjowane z dostawcą warunki zakupów, a przede wszystkim w zakresie cen na dostarczane partie towarów. Proces usprawnień logistycznych, będący istotnym czynnikiem kosztotwórczym w sferze zakupów, staje się podstawowym elementem zarządzania łańcuchem dostaw, opartym na metodzie tworzenia wartości.
 
Zintegrowana sieć handlowa dążąc do maksymalizacji wartości w sferze zakupów, podejmuje działania mające na celu dokonanie wyboru najkorzystniejszego dla niej wariantu obsługi logistycznej. Stosowane są różne kryteria tego wyboru. Z badań IRWiK wynika, że ponad połowa zintegrowanych sieci handlowych dokonuje wyboru wariantu obsługi logistycznej na podstawie dwóch kryteriów (rys. 1):
• skrócenie czasu przepływu towarów i informacji, a w tym skrócenie czasu obsługi zamówienia
• polepszenie poziomu obsługi logistycznej poprzez punktualność dostaw i ich pewność zgodnie z oczekiwaniami sieci, a także dokładność informacji i dokumentów towarzyszących dostawom.

Oprócz ww. kryteriów podobna część sieci zintegrowanych dokonuje wyboru wariantu obsługi logistycznej, kierując się zasadą optymalizacji kosztów zakupów przy założonym poziomie jakości obsługi. Analizuje się przy tym poziom kosztów we wszystkich możliwych alternatywnych kanałach dystrybucji.
W toku wyboru wariantu obsługi logistycznej znacząca część sieci zintegrowanych uwzględnia również:
• maksymalizację udziału obrotów w wartości zapasów bieżących (wśród badanych sieci zintegrowanych wartość tego wskaźnika kształtuje się na poziomie od 40% do 95%)
• zmniejszenie reklamacji w związku ze złą realizacją zamówień
• zmniejszenie strat jakości towarów w procesach logistycznych.

Artykuł pochodzi z czasopisma "Logistyka" 3/2005.