E-procurement - popraw swoje zaopatrzenie
- Kraska Marcin
- Kategoria: E-gospodarka
W dobie nowoczesnych narzędzi elektronicznej gospodarki tradycyjna realizacja zaopatrzenia zaczyna być postrzegana jako mało efektywna, a to głównie z powodu:
• konieczności realizacji wielu powtarzalnych czynności biurowych, których wykonywanie nie przynosi dodatkowej wartości firmie
• potrzeby generowania nadmiernej dokumentacji; z nowym zamówieniem związanych jest co najmniej 7 dokumentów (zgłoszenie zapotrzebowania, zapytanie ofertowe, zamówienie, potwierdzenie zamówienia, awizo, dowód przyjęcia, faktura), które muszą być przetworzone, kopiowane i przechowywane
• wydłużonego czasu realizacji poszczególnych czynności zamówienia, zarówno w przedsiębiorstwie, jak i poza nim
• w konsekwencji realizacji wymienionych wyżej czynności generowane są nadmierne koszty.
Odpowiedzią na te czynniki nieefektywności przebiegu tradycyjnego procesu zaopatrzenia są nowoczesne systemy elektronicznego zaopatrzenia.
Definicja e-zaopatrzenia (e-procurementu)
E-zaopatrzenie to elektroniczna integracja i zarządzanie całością działań związanych z procesem zaopatrzenia w oparciu o rozwiązania systemowe, umożliwiające efektywną współpracę pomiędzy kupującym a jego dostawcami. Nie stanowi grupy oddzielnych czynności realizowanych drogą elektroniczną, czy przy wykorzystaniu komputera. Jest jednolitym systemem informatycznym, który swoim zakresem funkcjonalnym obejmuje cały proces zaopatrzenia: od zgłoszenia zapotrzebowania, poprzez między innymi zapytanie ofertowe, autoryzację, zamówienie, dostarczenie, aż po weryfikację i dokonanie płatności przez nabywcę swoim dostawcom. W niektórych źródłach można znaleźć jeszcze szerszą definicję e-zaopatrzenia.
Przytoczona powyżej definicja odnosi się do wspomagania technologią informatyczną stricte procesu zakupowego. Szersze ujęcie obszaru elektronicznego zaopatrzenia obejmuje także dodatkowe narzędzia wspomagające procesy poprzedzające proces zakupu, które klasyfikowane są w grupie narzędzi e-sourcingu. To szersze ujęcie rozpatruje elektroniczne zaopatrzenie jako koncepcję zamkniętego cyklu zakupów, w ramach którego definiowane są czynności przedzakupowe oraz procesy zakupowe.
Narzędzia wykorzystywane w obszarze e-sourcingu pomagają nabywcy ustanowić najlepsze kontrakty z dostawcami i zarządzanie nimi w sposób efektywny. Narzędzia te obejmują między innymi katalogi dostawców, elektroniczne narzędzia ofertowe, narzędzia wspomagające ocenę, współpracę i negocjacje z dostawcami. W ramach tej grupy narzędzi klasyfikuje się także elektroniczną aukcję i te narzędzia, które wspierają działania związane z zarządzaniem kontraktem. Szczególną uwagę należy poświęcić tematyce aukcji elektronicznej, której wykorzystanie przyczynia się w dużym zakresie do osiągnięcia oszczędności w realizacji procesu zaopatrzenia. E-aukcja jest narzędziem dostępnym przez Internet, wykorzystywanym do negocjacji ceny w przypadku sprzedaży lub zakupu określonych produktów lub usług. Elektroniczna aukcja, wykorzystywana w przypadku sprzedaży produktów lub usług, i nazywana jest aukcją forward, a stosowana zazwyczaj w przypadku wyprzedaży nadwyżkowego sprzętu i dóbr eksploatowanych przez firmę. Powszechniejszym typem aukcji, wykorzystywanym przez przedsiębiorstwa w przypadku zakupu produktów lub usług, jest aukcja typu reverse. Podczas tego typu aukcji firma zaprasza różnych dostawców określonych dóbr czy usług do "walki" drogą elektroniczną o zamówienie. Celem aukcji jest uzyskanie jak najmniejszych kosztów zakupu określonych produktów lub usług.
Artykuł pochodzi z czasopisma "Logistyka" 5/2007.