Trzy filary udanego wdrożenia: Część 1 - wprowadzenie

• definicja
• separacja (zakresy działań i odpowiedzialności)
• koordynacja.

Projekty dotyczące automatyzacji procesu dystrybucji wymagają dogłębnego zrozumienia potrzeb klienta i charakteru jego działalności gospodarczej. Każdy element procesu wymaga zazwyczaj znacznego stopnia indywidualnego dopasowania do konkretnych celów organizacyjnych i biznesowych danej firmy. Z tego powodu pierwszy z wymienionych powyżej czynników (Definicja) jest czynnikiem kluczowym. Często zdarza się, że końcowy odbiorca systemu decyduje się na zatrudnienie profesjonalnego konsultanta do opracowania Definicji procesów z pozycji tegoż odbiorcy. Nie można jednak zapominać, że to specjalista ds. integracji systemu odpowiada ostatecznie za określenie i wskazanie słabych punktów przygotowanej przez konsultantów (lub mniej doświadczonych użytkowników) propozycji oraz za zaproponowanie ulepszeń. Przez Definicję przygotowaną przez konsultanta należy rozumieć ogólną koncepcję wdrożenia rozwiązania. Natomiast rolą specjalisty ds. integracji systemu jest opracowanie Definicji będącej koncepcją wdrożenia proponowanego rozwiązania wzbogaconą o szczegóły zapewniające właściwe funkcjonowanie wspomnianego rozwiązania.

Definicja
Pierwszy etap to przygotowanie schematów docelowego rozwiązania wraz ze szczegółowym Opisem Funkcjonalnym procesu oraz projektowanych urządzeń i systemów IT. Ważne jest, aby zespół pracujących wspólnie analityków systemu i inżynierów mechaników przygotował dokładny, przejrzysty schemat proponowanego systemu. Powstanie dzięki temu dokument, który zobrazuje w sposób fizyczny, namacalny, zakres projektu. Ten zespół specjalistów pod kierownictwem Kierownika Projektu pełni niezwykle ważną rolę w stosunku do konkretnych użytkowników systemu: specjaliści porządkują i systematyzują duże ilości danych, pomagają w sprecyzowaniu potrzeb i oczekiwań, dbają o jasne i czytelne przedstawienie plusów i minusów dyskutowanych opcji. Innymi słowy, "tłumaczą" potrzeby użytkowników na "język" zaawansowanego rozwiązania, dopasowują "szablon" technicznych możliwości i oczekiwań do skrojonego na miarę użytkownika jednostkowego rozwiązania.
Wspomniany Opis Funkcjonalny powinien być na tyle szczegółowy, by służyć dwóm celom. Z jednej strony, powinien jasno uświadamiać klientowi co kupuje i za co ponosi odpowiedzialność. Z drugiej strony, powinien też być na tyle szczegółowy, aby stanowić dokument projektowy pozwalający poszczególnym grupom specjalistów pracować równolegle nad przydzielonymi im zakresami zadań, mając przed sobą ten sam główny cel. W opisie takim należy zawrzeć proces przepływu materiałów oraz informacji, wymagane przez Klienta wskaźniki, koncepcję kontroli poszczególnych procesów, punkty interfejsu użytkownika (ekrany PC-tów i urządzenia kontrolne) oraz funkcjonalności systemów wraz z wymianą danych i komunikacją z hostem klienta.
Prawdziwie udany projekt wymaga współdziałania Integratora Systemu z Klientem. Dzięki temu koncepcja:

• spełnia wymogi Klienta
• wypełnia oczekiwania biznesowe Klienta
• wykorzystuje wiarygodny materiał podczas planowania głównych procesów.

Separacja
Kolejny ważny filar udanego wdrożenia to Separacja. Na tym etapie ważne staje się określenie zakresu działań i odpowiedzialności poszczególnych grup specjalistów. Ważne jest, by opracować je w taki sposób, aby wspomniani specjaliści komunikowali swoje potrzeby projektowe we właściwym czasie i we właściwy sposób. Dzięki temu praca w każdej dziedzinie postępuje harmonijnie naprzód, nie ma niepotrzebnych opóźnień lub kosztownych nieporozumień. Opis Funkcjonalny, o którym już była mowa, częściowo realizuje takie podejście, służąc jako główny dokument projektowy. Każdy specjalista odpowiedzialny za określony obszar rozwiązania powinien dokładnie wiedzieć jakie są potrzeby projektowe pozostałych specjalistów, za jaką funkcjonalność operacyjną projektu odpowiada on sam i gdzie przebiegają interakcje pomiędzy poszczególnymi obszarami projektu.

Artykuł pochodzi z czasopisma "Logistyka" 1/2010.