Wysyłanie paczek za granicę – jak wysyłać paczki szybko i bezpiecznie?

Możesz to robić na własną rękę, albo możesz skorzystać z gotowych usług kurierskich dla firm takich jak: https://romaniaexpress.pl/, która obsługuję przesyłki za granicę do krajów Europy Środkowo-Wschodniej i Bałkanów, takich jak Czechy, Rumunia, Węgry, Słowacja, Chorwacja czy Słowenia

Wybór przewoźnika i platformy – na co zwracać uwagę?

Wybór odpowiedniego kuriera za granicę ma kluczowe znaczenie dla sklepów internetowych realizujących regularne paczki zagraniczne. Liczy się nie tylko cena, ale cały proces dostawy - od nadania po doręczenie klientowi.

Przy wyborze operatora warto zwrócić uwagę na:

• czas doręczenia przesyłki - na rynkach takich jak Rumunia, Czechy czy Węgry standardem są dostawy w 2–3 dni robocze
• lokalne doręczenia - ostatnią milę realizuje lokalny kurier znający rynek i klientów
• tracking przesyłki - dostępny od momentu wygenerowania etykiety
• płatność za pobraniem (COD) - istotna m.in. w Rumunii i Chorwacji
• lokalne zwroty - klient nie musi odsyłać paczki międzynarodowo
• automatyzację nadań - integrację z systemem sklepu, integratorami i marketplace’ami
• unikalne know-how operatora logistycznego o rynkach. które pomaga poznać lokalnego klienta

Dla sklepów internetowych obsługujących wysyłki wolumenowe do klientów końcowych brak automatyzacji prowadzi do błędów w etykietach, opóźnień w nadaniach i wzrostu kosztów logistycznych.

Jak przygotować paczki do wysyłki za granicę?

Prawidłowe przygotowanie paczki ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo przesyłki i liczbę reklamacji. W transporcie międzynarodowym paczki są sortowane i przeładowywane częściej niż w dostawach krajowych.

Jak dobrać opakowanie do paczki zagranicznej?

• używaj kartonów 3–5 warstwowych, dopasowanych do wagi i zawartości
• unikaj wysyłki w opakowaniach producenta
• dopasuj rozmiar kartonu do produktu

Jak zabezpieczyć zawartość paczki na trasie międzynarodowej?

• wypełnij puste przestrzenie w kartonie
• zabezpiecz elektronikę, szkło i produkty kruche
• ogranicz możliwość przemieszczania się produktu

Jak prawidłowo oznaczyć paczkę i dane adresowe?

• generuj etykiety w systemie zintegrowanym z kurierem
• dostosuj formularz adresowy do rynku docelowego
  • np. W Rumunii nie stosuje się kodów pocztowych w codziennym adresowaniu. Nie widnieją one w dowodach osobistych, nie są używane w adresach firm, a sklepy internetowe i marketplace - w tym eMAG - nie wymagają ich podania (formularz eMAG nie zawiera takiego pola). Zamiast tego stosowana jest dwu- lub trzypoziomowa identyfikacja adresu: miejscowość + okręg (județ), a w razie potrzeby także gmina (comună). Dlatego kopiowanie polskiego formularza adresowego z wymaganym kodem pocztowym prowadzi do porzuceń koszyka lub błędnych doręczeń. Najlepszym rozwiązaniem jest usunięcie pola kodu pocztowego oraz zastosowanie listy rozwijanej z okręgami i miejscowościami lub mapy punktów odbioru. 

Wymogi celne i inne potrzebne dokumenty do przesłania paczki

Wysyłka paczek za granicę do krajów Unii Europejskiej (np. Czechy, Rumunia, Węgry, Słowacja, Chorwacja, Słowenia) nie wymaga odprawy celnej, jednak nadal wymaga poprawnych danych handlowych i zgodności z obowiązującymi przepisami.

Sklepy internetowe powinny zadbać o:

• poprawne dane nadawcy i odbiorcy,
• zgodność produktów z regulacjami obowiązującymi w kraju docelowym,
• jasną i rzetelną deklarację zawartości przesyłki,
• prawidłowe dane sprzedażowe przy wysyłkach cross-border (m.in. na potrzeby rozliczeń podatkowych).

W przypadku sprzedaży B2C do innych krajów UE sklepy internetowe mogą rozliczać VAT w procedurze OSS, co pozwala na jedną zbiorczą deklarację VAT zamiast rejestracji podatkowej w każdym kraju osobno.

Wysyłki poza Unię Europejską lub sprzedaż produktów regulowanych wymagają dodatkowych formalności.

Jak łatwo zlecić wysyłkę paczek za granicę w firmie?

Nowoczesna wysyłka paczek za granicę w e-commerce opiera się na automatyzacji i sprawdzonym procesie cross-border, a nie na ręcznym nadawaniu każdej paczki u różnych przewoźników. W modelu przewoźnika Romania Express cały proces jest prosty i powtarzalny.

W praktyce wygląda to następująco:

1. Złożenie zamówienia
   Klient składa zamówienie w sklepie internetowym, a dane są automatycznie przekazywane do systemu nadawczego. Tracking przesyłki działa od momentu wygenerowania etykiety.
2. Kompletowanie i pakowanie paczki
   Zamówienia trafiają do magazynu, gdzie są kompletowane i bezpiecznie pakowane.
3. Przekazanie paczek do Romania Express
   Paczki są dostarczane do sortowni Romania Express lub odbierane bezpośrednio z magazynu sklepu przez kuriera Romania Express.
4. Sortowanie i transport międzynarodowy
   W sortowni w Tychach paczki są skanowane i kierowane na odpowiednie rynki. Następnie jadą codziennymi liniami cross-border bez przestojów logistycznych.
5. Sortowanie i doręczenie w kraju docelowym
   Po dotarciu do kraju docelowego przesyłki trafiają do lokalnego hubu, a następnie są doręczane przez lokalnego kuriera - do domu, punktu odbioru lub automatu paczkowego.
6. COD i zwroty
   Płatność za pobraniem (COD) jest realizowana przy doręczeniu przez lokalnego kuriera, a zebrane środki są następnie rozliczane zbiorczo ze sklepem zgodnie z obowiązującą umową. Zwroty przesyłek są kierowane na lokalny adres zwrotny w danym kraju, gdzie są konsolidowane i odsyłane do Polski, co optymalizuje proces obsługi zwrotów.

Dla kogo jest wysyłanie paczek za granicę w tym modelu?

To rozwiązanie dla:

• sklepów internetowych sprzedających do klientów końcowych,
• sklepów e-commerce realizujących regularne wysyłki zagraniczne,
• sprzedawców internetowych na lokalnych marketplace, np. w Rumunii
• firm działających na kilku rynkach jednocześnie (np. Rumunia, Czechy, Węgry),
• sklepów, które chcą skrócić czas dostawy i ograniczyć zwroty,
• firm szukających jednego operatora do obsługi całego cross-borderu.

Model ten jest przeznaczony do regularnej wysyłki paczek w e-commerce, a nie do okazjonalnych, jednostkowych nadań.

Skuteczna wysyłka paczek za granicę w e-commerce nie polega na wyborze „najtańszego kuriera”, ale na sprawnym, zautomatyzowanym procesie, dopasowanym do realiów rynku docelowego. Model cross-border oparty na sortowniach, codziennych liniach transportowych, lokalnym doręczeniu oraz obsłudze COD i zwrotów pozwala sklepom internetowym skrócić czas dostawy, ograniczyć błędy i skalować sprzedaż bez komplikowania logistyki.