Platforma do zarządzania oknami czasowymi. Yard Management - case study

Spółka logistyczna Rossmann GmbH jest odpowiedzialna za zaopatrywanie około 2000 drogerii Rossmann w Niemczech. Zarządza sześcioma regionalnymi magazynami oraz jednym centralnym magazynem, gdzie przeładowywanych jest około 17 000 artykułów.
Rossmann stosował do tej pory własne oprogramowanie do zarządzania oknami czasowymi. Dla każdej dostawy spedytorzy wysyłali drogą mailową zapytanie o możliwy termin rozładunku, podając numer zlecenia. Osoba odpowiedzialna za planowanie dostaw w odpowiedzi przesyłała do spedytora propozycję okna czasowego, które następnie było akceptowane lub, w wyjątkowych sytuacjach, odrzucane. W przypadku odmowy, przesyłana była nowa propozycja.

- Krótkie kolejki oraz punktualne rozładunki mają dla nas ogromne znaczenie. Cele te udało się nam osiągnąć za pomocą dotychczasowego systemu - tłumaczy Hendrik van Duuren, kierownik logistyki Rossmann. - Chcieliśmy w przyszłości jednak zaoferować naszym przewoźnikom szerszy wachlarz terminów, zmniejszyć korzystanie z manualnego systemu oraz nakłady czasowe związane z zarządzaniem i wsparciem użytkowników. Rossmann zamierzał również stworzyć nowe możliwości w zintegrowanym zarządzaniu pojazdami na terenie centrum dystrybucyjnego, aby zoptymalizować ich czas przebywania na terenie magazynu. Celem projektu miało być również zoptymalizowanie obciążenia zasobów w punkcie odbioru towaru.

Platforma Mercareon
Aby to osiągnąć, Rossmann brał pod uwagę ulepszenie własnego oprogramowania, ale od dłuższego czasu z zaciekawieniem obserwował też platformę Mercareon. 
- Dostrzegliśmy w Mercareon rozwiązania i funkcjonalności, które nas przekonały, m.in. szczegółowo opracowany moduł Yard Management – wyjaśnia menedżer Rossmanna. Obecnie prawie wszyscy dostawcy i spedytorzy z Rossmanna pracują już z platformą Mercareon. - Potrzebowaliśmy systemu z dużymi możliwościami rozwoju, który dostosuje się do naszych wymagań i który będziemy mogli wspólnie z usługodawcą dalej rozwijać. Mercareon jest naszym zdaniem najlepszym rozwiązaniem.
Jesienią 2014 roku odbyły się warsztaty szkoleniowe i nawiązana została intensywna współpraca, której wynikiem były nowe rozwiązania Mercareonu odpowiadające wymaganiom Rossmanna. W ciągu pięciu miesięcy we wszystkich siedmiu niemieckich magazynach wdrożono platformę Mercareon, która z sukcesem wspiera łańcuch dostaw Rossmanna.

Rozwiązanie 
Szczegółowo opracowany system Yard Managment w firmie Rossmanna zostaje uruchomiony jeszcze zanim ciężarówka znajdzie się na terenie magazynu rozładunkowego. Jest on integralną częścią zarządzania oknami czasowymi. Wdrożona platforma cechuje się również zaawansowanym systemem rezerwacji okien czasowych, który jest zdecydowanie bardziej szczegółowy niż w wielu innych przedsiębiorstwach handlowych i zawiera dokładne informacje o zamówieniu, aż do poziomu poszczególnych artykułów. Platforma uwzględnia także dokładną dostępność zasobów w poszczególnych miejscach rozładunkowych w magazynie. W momencie wprowadzenia numeru zamówienia system automatycznie uwzględnia wszystkie informacje związanie z procesem rezerwacyjnym: jak na przykład asortyment oraz wielkość dostawy. Automatycznie ustala również bramę w magazynie, w której dana dostawa powinna zostać rozładowana, jak i oblicza czas niezbędny do rozładunku. Zgodnie z tymi obliczeniami wyświetlane zostają tylko te okna czasowe, które optymalnie pasują do zgłoszonej przez spedytora dostawy. W ten sposób czas rozładunku został zredukowany do minimum. Dzięki temu zwiększona została znacznie liczba dostępnych okien czasowych dla spedytorów, a tym samym wzrosła efektywność funkcjonowania magazynów Rossmanna.

Korzyści 
Oprócz zwiększenia liczby dostępnych terminów rozładunków dla spedytorów, Rossmann może za pomocą nowego systemu zrealizować również inne cele. Zamiast czasochłonnego ustalania terminów drogą mailową, logistyczna platforma Mercareon działa automatycznie, przez co potrzeba mniej pracowników do obsługi systemu. Nowe rozwiązanie planowania terminów dostaw spowodowało scentralizowanie dystrybucji w Landsberg przy Halle, podczas gdy w pozostałych magazynach zwiększyła się moc produkcyjna. Obsługa użytkowników, która zapewniana była do tej pory przez pracowników Rossmanna, przejęta została przez Mercareon i świadczona jest w 20 językach. System Yard Management również został udoskonalony poprzez wprowadzenie funkcjonalności automatycznego planowania zasobów potrzebnych w procesie rozładunku, która jest również bardzo łatwa w obsłudze. Spowodowało to większą wydajność w procesie magazynowania. Rossmann zyskał też zautomatyzowane narzędzie do raportowania, które jest niezwykle istotne nie tylko dla osób zarządzających logistyką, ale także dla osób ustalających warunki współpracy z dostawcami.