Jakie są obowiązki pracodawcy, który zatrudnia 20 i więcej osób?

Obowiązek wypłaty zasiłków i wpłaty na PFRON

Pracodawca, który zgłasza do ZUS minimum 20 pracowników jest zobowiązany do wyliczenia i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Stan ten ustala się każdorazowo na dzień 30 listopada. Zmiana w tym zakresie w ciągu roku nie wpływa na obowiązki zakładu pracy. Z kolei w małych firmach zatrudniających do 20 osób tym obowiązkiem jest obciążony ZUS.

Powyżej 25 osób zatrudnionych w firmie lub odsetek osób z niepełnosprawnościami na poziomie poniżej 6% (czasem 2%, np. na uczelniach) zobowiązuje pracodawcą do odprowadzania wpłat na PFRON. Wtedy wymiar zatrudnienia jest określany w przeliczeniu na pełne etaty.

Liczba zatrudnionych pracowników w przypadku zwolnień grupowych

W niektórych sytuacjach rozwiązanie umowy o pracę z większą liczbą pracowników zobowiązuje pracodawcę do zastosowania ustawy o zwolnieniach grupowych. Powody, które uzasadniają taką decyzję muszą wystąpić po stronie pracodawcy. Takie rozwiązanie umów o pracę nie może być więc zawinione przez pracowników, ani w żaden sposób z nimi związane. Jako dopuszczalne powody wskazuje się:

• przyczynę ekonomiczną, np. bankructwo firmy;
• likwidację oddziału przedsiębiorcy, jego upadłość;
• zmianę organizacji funkcjonowania zakładu pracy.

Inne przesłanki to:

• zatrudnianie przynajmniej 20 pracowników;
• przeprowadzenie zwolnień, które obejmuje w okresie nieprzekraczającym 30 dni minimum: 10 pracowników, jeżeli firma zatrudnia mniej niż 100 pracowników; 10% pracowników, jeżeli firma zatrudnia co najmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników; 30 pracowników, jeżeli firma zatrudnia co najmniej 300 pracowników lub więcej;
• zwolnienie co najmniej 5 pracowników z inicjatywy pracodawcy.

Oznacza to, że systematyczna redukcja zatrudnienia prowadzona w niewielkim wymiarze, np. 2 lub 3 osób miesięcznie, nie uruchamia szczególnego trybu rozwiązywania umowy o pracę. Z kolei termin 30 dni liczy się od daty pierwszego rozwiązania stosunków pracy.

Jak liczyć pracowników przy zwolnieniach grupowych?

Procedura zwolnień grupowych obejmuje każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, niezależnie od wymiary zatrudnienia (całość lub część etatu), staż, czy tryb świadczenia pracy (stacjonarnie, zdalnie), ale wyłącznie pod warunkiem, że tryb zakończenia współpracy to rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem lub porozumieniem stron.

W procesie zwolnień grupowych nie uwzględnia się pracowników, którzy realizują swoje obowiązki w ramach umów cywilnoprawnych (o dzieło lub zlecenie), a także pracują w oparciu o model B2B. Do limitów nie wlicza się też pracowników tymczasowych zatrudnionych przez agencję pracy tymczasowej.

Jak pracodawca dobiera pracowników do zwolnień grupowych?

W celu nienaruszania reguły równego traktowania w zatrudnieniu oraz niedyskryminacji, pracodawca musi dobierać pracowników obiektywnie. Powinien więc uwzględnić wszelkie osoby, które potencjalnie można objąć zwolnieniem, biorąc przy tym pod uwagę:

• kwalifikacje zawodowe i wykształcenie;
• staż pracy;
• zapotrzebowanie zakładu pracy na określony rodzaj kwalifikacji;
• dotychczasowy przebieg zatrudnienia.

Naruszenie zasady niedyskryminacji daje pracownikowi praco do wystąpienia z pozwem o odszkodowanie.

Oczywiście pracodawca nie zawsze może zastosować zwolnienia grupowe. Ochrona przed utratą stosunku pracy dotyczy poniższych grup pracowników:

• osoby, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego;
• kobiety w ciąży;
• pracownicy w trakcie urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego oraz urlopu ojcowskiego;
• członkowie rad pracowniczych przedsiębiorstw państwowych;
• członkowie zarządu zakładowej organizacji związkowej;
• osoby będące członkami zakładowej organizacji związkowej, upoważnione do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy albo organu lub osoby dokonującej w imieniu pracodawcy czynności z zakresu prawa pracy;
• członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego lub europejskiej rady zakładowej, a także organu przedstawicielskiego lub reprezentanci pracowników w spółkach europejskich lub spółkach powstałych w wyniku transgranicznego połączenia;
• osoby pełniące funkcje społecznego inspektora pracy;
• osoby powołane do odbycia czynnej służby wojskowej, służby zastępczej, zasadniczej służby wojskowej albo przeszkolenia wojskowego;
• członkowie rad pracowników lub ich przedstawiciele uprawnieni do prowadzenia konsultacji z pracodawcą.

Wszystkie te osoby są szczególnie chronione, jednak według ary. 4 ust. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych pracodawca nadal może wypowiedzieć im warunki pracy lub płacy, a więc np. zaproponować gorzej płatne stanowisko. Jednocześnie zobowiązuje go to do wypłacania dodatku wyrównawczego do końca okresu ochronnego.

Trzeba zwrócić uwagę, że zakazy wypowiedzenia umów w ww. przypadkach nie będą obowiązywać, jeśli powodem rozwiązania stosunków pracy jest likwidacja lub upadłość pracodawcy.

Gdy pracodawca kolejny raz zatrudnia osoby do grupy zawodowej, w ramach której doszło do zwolnień zbiorowych, musi ponownie zatrudnić pracownika, z którym uprzednio rozwiązał stosunek pracy. Z kolei pracownik musi zgłosić chęć podjęcia zatrudnienia w terminie jednego roku od daty zakończenia stosunku pracy. Taka reguła obowiązuje przez okres piętnastu miesięcy, liczonych od dnia zwolnienia w ramach zwolnień grupowych.

Przepisy prawa nie precyzują, w jakiej formie musi nastąpić zgłoszenie się pracownika. W związku z tym dopuszcza się zarówno wysłanie e-maila, zawiadomienie przez telefon, jak i zgłoszenie ustne.

Co z osobami przebywającymi na urlopie lub zwolnieniu przy zwolnieniach grupowych?

Zgodnie z artykułem 5 ustawy przewiduje się ograniczoną ochronę osób, które podczas przeprowadzania zwolnień grupowych są za zwolnieniu lekarskim lub urlopie. Pracodawca nie może więc rozwiązań ich umów za wypowiedzeniem do czasu, aż upłynie termin umożliwiający rozwiązanie umów bez wypowiedzenia. Jeżeli akurat te 2 wymienione grupy pracowników będą objęte zwolnieniami grupowymi, pracodawca ma prawo rozwiązać umowy za wypowiedzeniem, jeśli:

• urlop trwa już minimum 3 miesiące – w przypadku osób przebywających na urlopie;
• upłynął okres dający prawo do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – w przypadku osób przebywających na L4.

Bez względu na powyższe, usprawiedliwiona nieobecność w pracy daje pracodawcy prawo do wypowiedzenia warunków pracy bądź płacy tak samo, jak osobom znajdującym się na stanowiskach chronionych.

Do czego jest zobowiązany pracodawca względem związków zawodowych?

Artykuł 2 ustawy informuje, że pracodawca jest zobowiązany do skonsultowania zamiaru przeprowadzenia zwolnień grupowych z działającymi u niego związkami zawodowymi. Przedmiot konsultacji musi dotyczyć głównie możliwości uniknięcia bądź ograniczenia zakresu redukcji etatów, w tym:

• możliwości przekwalifikowania lub przeszkolenia zawodowego;
• możliwości uzyskania innego zatrudnienia przez zwolnionych pracowników.

Zawiadomienie organizacji związkowych musi odbyć się na piśmie z wyprzedzeniem dostatecznym do tego, aby mogły one zająć stanowisko i zaproponować swoje rozwiązania w kwestii poszczególnych aspektów zwolnienia. W zawiadomieniu tym muszą znaleźć się następujące informacje:

• powody zamierzonego grupowego zwolnienia;
• liczbę zatrudnionych pracowników wraz ze wskazaniem grup, do których oni należą;
• grupach zawodowych pracowników objętych zwolnieniem wraz ze wskazaniem okresu zwolnienia;
• proponowanych kryteriach doboru pracowników;
• propozycje rozstrzygnięcia spraw pracowniczych, w tym wysokość ewentualnych odpraw z tytułu zwolnienia grupowego.

Inne informacje należy przekazać pod warunkiem, że są one kluczowe przez wzgląd na przebieg konsultacji i treść zawieranego porozumienia. Gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, powinien on przekazać wszystkie informacje przedstawicielom pracowników, którzy zostają wyłonieni w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy.

Porozumienie w przedmiocie zwolnień grupowych

Porozumienie w zakresie zwolnień grupowych należy zawrzeć w terminie dwudziestu dni od daty zawiadomienia przez pracodawcę zakładowych organizacji związkowych. Treść porozumienia powinna określać dwie grupy obowiązków po stronie pracodawcy:

• zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zwolnieniem grupowym;
• obowiązki niezbędne do rozstrzygnięcia w zakresie innych spraw pracowniczych związanych z zamierzonym zwolnieniem grupowym.

Jeśli jest taka możliwość, pracodawca powinien zawrzeć takie porozumienie z każdą organizacją związkową. Gdy nie będzie to możliwe, ugoda musi objąć te organizacje, które uznaje się za reprezentatywne według ustawy o związkach zawodowych, jeśli zrzeszają minimum 5% osób zatrudnionych u konkretnego pracodawcy. Stanowi to obniżenie progu reprezentatywności względem ustawy o związkach zawodowych, gdyż akt prawny wymienia 8 i 15% osób, które wykonują pracę zarobkową u danego pracodawcy.

Co w sytuacji, w której zawarcie porozumienia wciąż nie jest możliwe? Wówczas pracodawca musi ustalić zasady zwolnień grupowych w regulaminie. W ramach tego uwzględnia, w miarę możliwości, propozycje zaprezentowane przez organizacje związkowe w trakcie konsultacji. Jeśli w zakładzie pracodawcy nie ma takich organizacji, chodzi o propozycje od przedstawicieli pracowników.

Przed zawarciem umowy powinny odbyć się negocjacje, w trakcie których strony wypracują wspólne stanowisko.

Konieczność przekazania informacji do Powiatowego Urzędu Pracy

Planowanie zwolnień grupowych zobowiązuje pracodawcę do wykonania pewnych czynności także w zakresie Urzędu Pracy. Już na etapie przygotowywania oferty porozumienia, jego warunki należy przekazać do stosownego urzędu z wyłączeniem informacji dotyczących świadczeń pieniężnych przekazywanych osobom zatrudnionym. Gdy chodzi o zwolnienia grupowe załogi statków morskich, taką informację składa się do urzędu właściwego dla armatora.

Organizacje związkowe muszą otrzymać kopie zawiadomienia i mogą pisemnie przekazać urzędowi swoje stanowisko. Taka sama zasada dotyczy przedstawicieli pracowników (jeśli w danej firmie nie ma struktur związkowych).

Uwaga: nie trzeba przekazywać informacji do PUP, jeśli pracodawca kończy działalność w wyniku orzeczenia sądowego. Będzie jednak zobowiązany je udostępnić, jeśli z takim żądaniem wystąpi urząd.

Po zawarciu porozumienia, pracodawca przekazuje do urzędu informacje, które dotyczą:

• przyjętych ustaleń dotyczących zwolnień grupowych;
• liczby zatrudnianych i zwalnianych pracowników;
• przyczynach zwolnień i okresu, jaki obejmują;
• wyników konsultacji z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Co z odprawą dla pracowników przy zwolnieniu grupowym?

Zgodnie z ustawą o zwolnieniach grupowych, przewiduje się odprawy dla pracowników wypłacane na podstawie artykułu 8 ustawy:

• 1-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
• 2-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
• 3-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy dłużej niż 8 lat.

Wysokość wypłacanej odprawy należy ustalić tak samo, jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, przy czym nie może ona być wyższa niż 15-krotność minimalnego, ustalanego wynagrodzenia za pracę.

Liczba zatrudnianych pracowników w kontekście regulaminu pracy, wynagradzania i FGŚS

Pracodawca zatrudniający minimum 20 i mniej niż 50 pracowników jest zobligowany do wprowadzenia regulaminu pracy i wynagradzania pod warunkiem, że z takim żądaniem wystąpiła zakładowa organizacja związkowa. Obowiązek wprowadzenia regulaminów pojawia się bezwarunkowo w tych przedsiębiorstwach, które zatrudniają 50 lub większą liczbę pracowników.

Regulaminu nie wprowadza się wtedy, gdy w zakładzie obowiązują postanowienia zakładu zbiorowego pracy. Za to Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Socjalnych trzeba utworzyć, jeśli na dzień 1 stycznia bieżącego roku pracodawca zatrudnia minimalnie 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Chcąc wprowadzić potrzebne zapisy do regulaminu, zawsze warto skonsultować się z prawnikami z kancelarii prawnej zajmującej się podobnymi zagadnieniami.

Kwestia BHP. Obowiązki po stronie pracodawcy

Ostatnia istotna kwestia to obowiązki w zakresie BHP po stronie pracodawcy. Jeśli zatrudnia on 20 osób na jednej zmianie, a wykonywane przez nie czynności nie mają wyłącznie charakteru biurowego, pracodawca musi zapewnić tym osobom pomieszczenie do spożywania posiłków w miejscu pracy.

Może także samodzielnie wykonywać zadania służby BHP, ale jedynie pod warunkiem, że jego działalność nie kwalifikuje się jako ryzykowna i zatrudnia on do 10 pracowników (lub do 50 przy innym rodzaju działalności).

Zatrudnianie powyżej 100 pracowników obliguje pracodawcę do utworzenia służby BHP. Zakłady zatrudniające do 100 pracowników mogą powierzyć taki obowiązek pracownikowi, który jest zatrudniony przy innej pracy. Tylko w większych zakładach trzeba utworzyć w tym celu specjalną, dedykowaną komórkę.

Czytaj także:
- Upadłość konsumencka przedsiębiorcy. Wszystko, co warto wiedzieć
- Postępowanie o naruszenie zbiorowych praw konsumentów z punktu widzenia przedsiębiorcy
- Czy pracodawca może narzucić pracownikowi termin urlopu?
- Zgłoszenie naruszenia prawa konkurencji: krok ko kroku
- Prawa konsumenta w sklepie internetowym. Jakie standardy trzeba spełnić?
- Czyny nieuczciwej konkurencji. Metody ochrony i potencjalne kary
- Czy do zwrotu towaru zakupionego w sieci potrzeba paragonu?
- Brak oznaczenia CE na produkcie – konsekwencje prawne
- Jak zabezpieczyć etykietę produktu? metody ochrony marki
- Ochrona wzoru przemysłowego według prawa własności przemysłowej i prawa autorskiego
- Jakie są obowiązki platform internetowych? Akt o usługach cyfrowych
- Czym jest kara umowna i jak ją prawidłowo stosować?
- Jakie przepisy regulują działanie giełd transportowych?
- Internetowe platformy spedycyjne w świetle prawa. To warto wiedzieć
- Co z dostawą towarów w sytuacji zamknięcia granic i wojny toczonej na terytorium tranzytowym?
- Jak zatrudnić imigranta z Ukrainy? Jakie dokumenty są potrzebne i czy obecnie procedura została uproszczona?
- Zaliczka czy zadatek – czym się od siebie różnią? Co wybrać?
- Twoje dane zostały ujawnione w sieci sprawdź co możesz z tym zrobić
- Polski Ład a branża transportowa. Jaka forma prowadzenia działalności da najwięcej korzyści?
- Kary za przekroczenie czasu pracy kierowcy. Jakie są skutki prawne?
- Przepisy prawne, które regulują pracę przewoźników międzynarodowych
- Odpowiedzialność przewoźnika za przewożony towar. Podstawy prawne
- Windykacja należności w transporcie. Jak odzyskać zaległe płatności?