Kadrowe i urlopowe wyzwanie dla branży TSL
- Oprac. M.T.
- Kategoria: Logistyka
Okres wakacyjny to dla branży logistycznej czas wyjątkowo wymagający. Nawet jeśli wolumen operacyjny nie wzrasta znacząco, dostępność kadry i zasobów ulega zauważalnemu ograniczeniu. Urlopy pracowników – kierowców, magazynierów, operatorów wózków czy planistów – zbiegają się z koniecznością zapewnienia ciągłości operacyjnej centrów dystrybucyjnych i sieci transportowej. To moment, w którym zarządzanie zespołami i flotą staje się szczególnie złożonym wyzwaniem dla działów operacyjnych i HR, zwłaszcza w kontekście pojawiających się trudności rekrutacyjnych.
Z badania How Bad Is the Supply Chain and Logistics Workforce Challenge? (2024) wynika, że aż 76% firm z branży TSL deklaruje problemy z niedoborem pracowników, a blisko połowa z nich wskazuje, że ma to bezpośredni wpływ na terminowość i jakość realizowanych usług. W raporcie Niedobór talentów 2025 aż 59% polskich firm wskazało logistykę i inżynierię jako obszary z największym deficytem wykwalifikowanej kadry. Jednocześnie rozwój e-commerce oraz rozbudowa sieci magazynów tylko potęgują zapotrzebowanie na pracowników.
Nie bez znaczenia są także zmiany legislacyjne. Z dniem 1 czerwca 2025 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Eksperci ostrzegają, że zmiany w procedurach legalizacji pracy mogą spowolnić proces rekrutacji i zwiększyć ryzyko niedoborów kadrowych w firmach, które w dużej mierze polegają na pracownikach z zagranicy.
Na obecną sytuację nakłada się jeszcze jeden poważny problem - odpływ pracowników z Ukrainy, stanowiących istotną część zatrudnionych w polskim TSL. Jak wynika z badania Gremi Personal (2025), tylko 13,2% Ukraińców planuje zostać w Polsce na stałe. Co istotne 10,4% respondentów traktuje swój pobyt w Polsce jako tymczasowy. Dla porównania, rok wcześniej gotowość do pozostania deklarowało prawie 20% badanych – co oznacza spadek o 7 punktów procentowych. Zjawisko to może mieć poważne konsekwencje: Ukraińcy stanowią niemal 800 tys. z ok. 1,2 mln cudzoziemców zatrudnionych w Polsce, a w niektórych branżach – w tym TSL – zagraniczni pracownicy odpowiadają nawet za 60% siły roboczej.
Aktualna sytuacja na rynku pracy, w tym zmiany przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców oraz malejąca liczba pracowników z Ukrainy, znacząco wpływa na możliwości rekrutacyjne firm. To czynniki, które w połączeniu z okresem urlopowym sprawiają, że planowanie zasobów ludzkich staje się wyjątkowo wymagające. Potrzebujemy jeszcze większej elastyczności i precyzji w zarządzaniu dostępnością pracowników w poszczególnych lokalizacjach.
– mówi Dorota Wójcik, HR Manager w Geis PL.
W takich warunkach kluczowe staje się precyzyjne planowanie i elastyczne podejście do organizacji pracy. Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest tzw. cross-training – szkolenie pracowników w taki sposób, aby mogli w razie potrzeby elastycznie przejmować obowiązki w różnych obszarach operacyjnych. Działy HR sięgają też po narzędzia do dynamicznego planowania grafików, automatyzację i digitalizację procesów.
Podejście do sezonowego zarządzania personelem opieramy na planowaniu kompetencyjnym oraz bieżącej analizie obciążenia poszczególnych lokalizacji. To pozwala dostosowywać organizację pracy do lokalnych warunków i dynamicznie reagować na zmieniającą się dostępność pracowników. Z doświadczenia wiemy, że najgorsze dla procesów operacyjnych są nieplanowane absencje. Dlatego też efektywne przepracowanie okresu wakacyjnego wymaga wcześniejszego ustalenia dokładnego harmonogramu urlopów. Stawiamy na wszechstronności i wielozadaniowość. Chcemy, żeby nasi pracownicy byli doświadczeni i w razie potrzeby mogli wymieniać się zadaniami. Planowanie grafików, nadzór nad operacjami i zapewnienie ciągłości obsługi to procesy wymagające sprawnej komunikacji i ścisłej współpracy zespołów operacyjnych i HR.
– komentuje Paweł Golec, Wiceprezes Zarządu Geis PL.
Planowanie i realizacja
Przy realizacji usług międzymagazynowych lub kontraktowych niezbędna jest synchronizacja dostępności pojazdów, kierowców i infrastruktury. Optymalne planowanie tras oraz wykorzystanie systemów wspomagających dystrybucję może znacząco ograniczyć skutki sezonowych braków kadrowych. W praktyce część firm wspiera się również outsourcingiem i zatrudnianiem pracowników sezonowych.
Elastyczność i skalowalność – to cechy, które liczą się latem szczególnie mocno. Dobrze przeszkolony zespół, wsparty odpowiednią technologią i doświadczeniem operacyjnym, pozwala zapewnić wysoką jakość usług naszym klientom nawet przy ograniczonym składzie osobowym. Kluczem jest też zaufanie i odpowiedzialność – ważne jest, aby pracownicy mieli przestrzeń do podejmowania decyzji i działania w oparciu o jasno określone standardy.
– podkreśla Dorota Wójcik.
Wyzwania operacyjne różnią się w zależności od lokalizacji. W centralnych hubach logistycznych kluczowe są skoordynowane działania wielu działów, w lokalnych magazynach – szybkie reagowanie na bieżące zmiany. Dlatego analiza danych historycznych, prognozowanie obciążeń i wykorzystanie narzędzi planistycznych stają się podstawą skutecznego zarządzania.
Pomimo ograniczonej dostępności kadry, firmy logistyczne muszą utrzymać jakość obsługi i terminowość dostaw. Wymaga to nie tylko sprawnego monitorowania KPI, ale także gotowości do wprowadzania bieżących korekt w zależności od zmieniających się warunków.
Letnie miesiące stają się więc sprawdzianem nie tylko dla struktur operacyjnych, ale także dla dojrzałości organizacyjnej firm w obszarze HR. Transparentność procesów, gotowość kadry do pracy w zmiennych warunkach oraz wsparcie technologiczne mogą zadecydować o tym, które organizacje poradzą sobie z sezonowymi ograniczeniami – a które nie.
Źródło: Grupa Geis