Kluczowe wymagania firmy farmaceutycznej wobec operatora logistycznego

Zgodność z regulacjami

Zgodność działań z krajowymi przepisami Prawa farmaceutycznego oraz Dobrymi Praktykami Dystrybucyjnymi (DPD) to wymóg pierwszoplanowy, jeśli chodzi o operatora logistycznego dowożącego leki do placówek medycznych. Partnerzy świadczący usługi dla farmacji muszą zatem posiadać System Jakości, w którym na bieżąco dokumentują wszystkie prowadzone procesy i potwierdzają, że działają zgodnie z regulacjami. Dodatkowo konieczne jest, aby posiadali specjalne zezwolenie od Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego (GIF) na prowadzenie działalności oraz stosowne certyfikaty ISO. To wszystko stanowi gwarancję tego, że procesy oferowane przez operatora logistycznego są na najwyższym poziomie, a dzięki temu firma farmaceutyczna może mieć pewność, że dystrybuowane przez nią leki są pod najlepszą opieką specjalisty w tym zakresie.

– Firma farmaceutyczna musi postawić bardzo wysokie wymagania wobec operatora logistycznego, ponieważ jakość, bezpieczeństwo i skuteczność leków są kluczowe dla zdrowia pacjentów, a także dla reputacji i odpowiedzialności prawnej producenta. W związku z tym na etapie wyboru partnera w zakresie usług logistycznych, klient weryfikuje pozycję operatora logistycznego na rynku i to czy działa w zgodzie z odpowiednimi regulacjami, sprawdza jego zasoby magazynowo-transportowe, a także czy jest w stanie zapewnić dystrybucję leków zarówno w Europie, jak i na całym świecie – jeśli zajdzie także taka potrzeba – wyjaśnia Michał Wiśniewski, ekspert Pharmalink.

Dialog to podstawa

Podczas wyboru partnera, który będzie odpowiedzialny za dowożenie leków do placówek medycznych, firma farmaceutyczna często zwraca uwagę na to, czy komunikacja z operatorem logistycznym jest otwarta i umożliwi w przyszłości szybkie rozwiązywanie problemów oraz dostarczenie niezbędnego wsparcia. Kluczowe dla producenta okazuje się zatem dopasowanie usług do jego konkretnych potrzeb i oczekiwań.

– Od operatora logistycznego producenci oczekują często znacznie więcej niż magazynowania i transportowania leków. Dlatego istotne jest elastyczne podejście do oczekiwań i potrzeb klienta, a także systematyczne rozmowy z nim, aby wypracować taki model współpracy, który będzie satysfakcjonujący dla obu stron. Oprócz standardowych usług logistycznych producenci leków od operatora często wymagają wsparcia okołobiznesowego, mowa m.in. o prowadzeniu księgowości, w tym wystawianie faktur w imieniu i na rzecz firmy farmaceutycznej, monitoringu należności, windykacji, czy też outsourcingu obsługi klienta. Kompleksowa usługa daje firmom możliwość zajęcia się swoim core biznesu, a logistykę pozostawienia w rękach wykwalifikowanego operatora, dzięki czemu ich towar jest w pełni bezpieczny i odpowiednio zarządzany – wyjaśnia Paulina Milcz, ekspertka Pharmalink.

Nie bez znaczenia podczas poszukiwania odpowiedniego operatora logistycznego jest także dla producenta transparentność firmy – czyli np. to czy wykazuje chęć do dostosowywania się do warunków panujących w branży, bez problemu przedstawia dokumentację dotyczącą magazynowania i transportowania leków lub czy umożliwia przeprowadzenie audytów w celu weryfikacji, czy powierzone mu produkty lecznicze są traktowane z należytą starannością.

Wszystko pod kontrolą

Istotny dla producenta jest także aspekt związany z tym, czy operator logistyczny jest w stanie zapewnić produktom leczniczym odpowiednie warunki zarówno podczas przechowywania, jak i transportu oraz czy jest w stanie bezpiecznie i na czas dowieźć leki do odbiorcy końcowego. W tym celu firma farmaceutyczna może wymagać od potencjalnego partnera w biznesie informacji, czy jego magazyny i auta są wyposażone w odpowiednie sprzęty, takie jak np. agregatory prądotwórcze, chłodnie, lodówki, rejestratory temperatury i wilgotności, a także system alarmowy pojazdów i nadzór GPS, umożliwiający efektywne śledzenie transportu.

– Jako Pharmalink dysponujemy Hurtownią Farmaceutyczną oraz Weterynaryjną w Łodzi, Centralną Komorą Przeładunkową (CKP) w Konstantynowie Łódzkim i kolejnymi siedmioma cross dock’ami na terenie kraju, a także flotą składającą się z blisko 600 dwukomorowych i zmapowanych aut, dzięki czemu efektywna realizacja procesów logistycznych jest możliwa zawsze na czas. Warto dodać, że cała infrastruktura, którą dysponuje Pharmalink jest nowoczesna. Zarówno w naszych magazynach, jak i autach zastosowano innowacyjne technologie, dzięki którym jesteśmy w stanie zapewnić lekom idealne środowisko wymagane przez ich specyfikacje, co potwierdzają przeprowadzane w każdym roku specjalistyczne inspekcje – dodaje Michał Wiśniewski.

Kluczowe jest dodatkowo zweryfikowanie czy pracownicy, w tym kierowcy operatora logistycznego są odpowiednio przeszkoleni i przygotowani do pracy z towarem, który niejednokrotnie ratuje życie.

– Cykliczne szkolenia aktualizujące wiedzę branżową, a także informowanie kierowców, jak postępować w sytuacjach awaryjnych to istotne elementy edukacji przewoźników, aby zachować, jak najwyższy poziom świadczonych usług logistycznych  – dodaje Paulina Milcz.

Wybór odpowiedniego operatora logistycznego to istotny element strategii każdej firmy farmaceutycznej, dlatego proces kwalifikacji jest zwykle wieloetapowy i obejmuje wiele aspektów działalności firmy świadczącej usługi logistyczne dla farmacji.

Podsumowując, najważniejsze dla firmy farmaceutycznej podczas wyboru operatora logistycznego według ekspertów Pharmalink są:

1. System Jakości – firmy farmaceutyczne muszą przestrzegać rygorystycznych standardów jakościowych, a operator logistyczny powinien posiadać i utrzymywać System Jakości zgodny z wymogami branżowymi. Obejmuje to monitorowanie i zarządzanie jakością w całym łańcuchu dostaw, aby zapewnić integralność i bezpieczeństwo produktów farmaceutycznych.
2. Bezpieczeństwo – operator logistyczny powinien dysponować odpowiednimi środkami i procedurami bezpieczeństwa, które chronią produkty przed wszelkimi zagrożeniami, takimi jak kradzieże, uszkodzenia czy wahania temperatury. W przypadku farmaceutyków, szczególnie istotne jest utrzymanie łańcucha chłodniczego, aby zagwarantować stabilność składników aktywnych.
3. Know-how – specyfika branży farmaceutycznej, zgodność z regulacjami, wymaganiami i unikalnymi wyzwaniami, wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia.

Źródło: Pharmalink