Firma produkcyjna rozpoczęła sprzedaż towarów z Polski do klienta w Uzbekistanie. Sprzedaż towaru firmy jest dokonywana przez spółkę brytyjską, która jest także faktycznym właścicielem towaru produkowanego przez wspomniana firmę, natomiast sama dostawa dokonywana jest z magazynu dystrybucyjnego w Polsce. Przy pierwszej dostawie reprezentująca firmę agencja celna wystawiła deklarację eksportową wraz z Certyfikatem pochodzenia. Towar jednak nie został odprawiony ze względu na brak dodatkowych dokumentów sprzedażowych, wymaganych przez urząd celny w Uzbekistanie: faktury i tzw. „delivery note”, zalegalizowanych przez właściwą izbę handlową. Na czym polega legalizacja dokumentów oraz gdzie i w jakiej instytucji powinno się ją dokonać?
Odpowiedź eksperta: Może się zdarzyć, że partner zagraniczny, z którym rozpoczęliśmy współpracę, będzie wymagał zalegalizowania dokumentu handlowego, aby mogło dojść do transakcji sprzedaży i aby mógł on bez problemu odprawić zakupiony towar w swoim kraju. Usługą legalizacji mogą zostać objęte różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym. Mogą być to dokumenty handlowe, jak faktura, WZ, czy świadectwa i zaświadczenia urzędów państwowych oraz samorządowych. Najczęściej pojawia się konieczność legalizowania dokumentów przez ministerstwa, izby handlowe, czy właściwe ambasady.
W powyższej sytuacji podmiotem sprzedającym jest spółka zarejestrowana w Wielkiej Brytanii, która dla celów celno-podatkowych zarejestrowana jest jako płatnik podatku od towarów i usług, tj. posiada polski nr VAT. Oznacza to, że, w przypadku, gdy klient wymaga zalegalizowania faktury, czy innych dokumentów handlowych, właściwą izbą handlową powinna być izba w Wielkiej Brytanii. Jedną z instytucji, która jest upoważniona do legalizowania dokumentów handlowych jest HMRC (tj. Her Majesty’s Revenue and Customs), czyli Brytyjski Urząd Celno-Podatkowy. Dopuszcza on legalizację, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:
– Przedsiębiorca jest zarejestrowany w Wielkiej Brytanii;
– Dokumenty handlowe zostały wystawione przez firmę zarejestrowaną w Wielkiej Brytanii;
– Przedsiębiorca dostarczy właściwe dokumenty rejestracyjne lub właściwy numer rejestrowy firmy;
– Złoży właściwy wniosek o legalizację dokumentów handlowych;
– Dostarczy dokumenty elektronicznie do Wydziału Legalizacji HMRC;
– Opłaci wniosek elektronicznie.
Dodatkowym wymogiem w przypadku faktury sprzedażowej jak i WZ będzie potwierdzenie tego dokumentu z oryginałem przez właściwego prawnika czy notariusza, który posiada uprawnienia do wykonywania tego zawodu zdobyte w Wielkiej Brytanii. Spełniając te wymogi dokumenty będą mogły zostać zalegalizowane bez zbędnych problemów, a po ich dostarczeniu klientowi umożliwią mu odprawienie przesyłki w Uzbekistanie, a tym samym sprzedaż zakupionych towarów jego rodzimym klientom. Jeśli chodzi o czas legalizacji, to cały proces powinien zająć ok. 5 – 10 dni łącznie.
Źródło informacji:
Stan prawny publikacji (data): 2018-09-09