Jak zweryfikować dostawcę, planując import z Chin?

W tym artykule przedstawiamy krok po kroku, jak skutecznie zweryfikować dostawcę z Chin – zanim zainwestujesz czas i pieniądze.

1. Dlaczego weryfikacja dostawców z Chin jest kluczowa?

Różnice kulturowe, a ryzyko współpracy

Zanim zaczniesz planować szukanie dostawcy z Chin, musisz wiedzieć, że Chińska kultura biznesowa różni się od zachodniej, co może wpływać na jakość współpracy. Przykładowo:

• Komunikacja: W kulturze chińskiej bezpośrednia odmowa jest często postrzegana jako brak szacunku. Dlatego dostawcy mogą odpowiadać „tak”, nawet jeśli nie są pewni, czy spełnią wymagania. Zamiast pytać „Czy rozumiesz?”, lepiej poprosić dostawcę o podsumowanie uzgodnień własnymi słowami.
• Relacje biznesowe (guanxi): W Chinach ogromną rolę odgrywa „guanxi”, czyli sieć relacji i wzajemnych zobowiązań. Dobre relacje mogą wpłynąć na jakość współpracy, lepsze ceny, a nawet priorytetowe traktowanie zamówienia. Regularny kontakt i budowanie długofalowej współpracy są kluczowe. Nie zapominaj o docenianiu Chińskiego partnera - to popłaca.
• Podejście do jakości: Chińscy producenci często kierują się zasadą „odpowiednia jakość za odpowiednią cenę”. Jeśli nie określisz precyzyjnie wymagań jakościowych, dostawca może założyć, że chcesz najtańsze możliwe rozwiązanie. Zawsze określaj dokładne specyfikacje techniczne, standardy i normy.
• Hierarchia i podejmowanie decyzji: Chińskie firmy często działają w ścisłej hierarchii, gdzie decyzje są podejmowane na najwyższym szczeblu. Osoba, z którą rozmawiasz, może nie mieć realnego wpływu na finalne decyzje dotyczące zamówienia. Jeśli negocjacje nie posuwają się do przodu, warto poprosić o rozmowę z wyższym kierownictwem.
• Zachowanie „twarzy” (mianzi): W chińskiej kulturze unika się sytuacji, w których ktoś może stracić autorytet lub zostać publicznie skrytykowany. Ostra krytyka może prowadzić do zamknięcia się dostawcy i pogorszenia relacji. Zamiast krytykować dostawcę publicznie, warto podejść do problemu w sposób dyplomatyczny.

Weryfikacja jako inwestycja

Dokładna weryfikacja dostawcy to nie koszt, lecz inwestycja w bezpieczeństwo importu. Dzięki niej można uniknąć wielu problemów i zapewnić płynną współpracę.

Nie ryzykuj - nie importuj w ciemno

Wybór właściwego dostawcy to złożony proces, który potrafi trwać miesiącami. Nie zniechęcaj się po kilku nieudanych próbach. Import z Chin to ogromna szansa na rozwój biznesu – niższe koszty produkcji, szeroki wybór towarów i elastyczne możliwości współpracy. Ale to też rynek, na którym łatwo o kosztowne błędy. Brak weryfikacji dostawcy przed rozpoczęciem współpracy może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji:

• towary niezgodne z zamówieniem,
• produkty o niskiej lub nieakceptowalnej jakości,
• braki w certyfikatach wymaganych na rynku docelowym,
• opóźnienia w produkcji i wysyłce,
• w skrajnym przypadku – utraty pieniędzy przez współpracę z nieistniejącą firmą - a to niestety bardzo często się zdarza.

Prawidłowa weryfikacja dostawcy to stosunkowo niewielki wydatek w porównaniu do wartości całego zamówienia. A może uchronić przed:

• utratą kilkudziesięciu tysięcy złotych,
• wprowadzeniem wadliwego produktu na rynek,
• kosztownym procesem reklamacyjnym lub sądowym.
• utratą wizerunku własnej marki i odejście obecnych klientów.

W InspectoHub monitorujemy dane, jak odpowiednia weryfikacja dostawcy wpływa na odsetek wadliwego towaru podczas importu. Z naszych analiz wynika, że co trzecia firma nieprzeprowadzająca właściwej weryfikacji dostawcy na początku współpracy, napotyka problemy z jakością zamówionych produktów. Z kolei co druga firma, nie ma pewności czy jej dostawca faktycznie jest bezpośrednim producentem - często zdarza się, że dostawcy są pośrednikami, a nie finalnymi producentami.

2. Jak odpowiednio zweryfikować fabrykę w Chinach - Audyt dostawcy

Audyt to niezależna kontrola przeprowadzana bezpośrednio w siedzibie dostawcy – najczęściej w fabryce. Jego celem jest sprawdzenie zdolności produkcyjnych, systemów zarządzania jakością, warunków pracy, dokumentów i zgodności z normami. W odróżnieniu od zdalnej weryfikacji (np. przez e-mail, Alibaba czy Qichacha), audyt pozwala zobaczyć realne warunki i nie opiera się wyłącznie na deklaracjach dostawcy.

Co obejmuje audyt?

Profesjonalny audyt, realizowany przez InspectoHub, obejmuje m.in.:

• Weryfikację danych prawnych – czy firma jest zarejestrowana, kto jest właścicielem, jakie posiada licencje i certyfikaty eksportowe.
• Ocenę zdolności produkcyjnych – liczba linii produkcyjnych, wydajność, zatrudnienie, doświadczenie w danej kategorii produktów.
• Inspekcję zakładu i wyposażenia – stan techniczny maszyn, przestrzeganie procedur bezpieczeństwa, warunki pracy.
• Kontrolę systemu jakości – czy stosowane są standardy ISO, BSCI lub inne uznawane certyfikacje.
• Dokumentację i zgodność z normami – m.in. certyfikaty CE, deklaracje zgodności, dokumenty celne.

3. Najczęstsze błędy importerów i jak ich unikać

Błąd 1: Brak testowych próbek
Zanim złożysz pierwsze zamówienie, poproś dostawcę o przesłanie kilku próbek, dzięki temu sprawdzisz, czy ich forma spełnia Twoje wymagania na wstępnym etapie. Jeżeli dostawca nie ma nic do ukrycia, na pewno zgodzi się na to rozwiązanie.

Błąd 2: Zaufanie do tzw. golden sample
Wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, w której firmy importujące z Chin podejmowały finalną decyzję o zatwierdzeniu wysyłki towaru na podstawie tzw. golden sampli, które wcześniej zostały do nich wysłane. Nie popełniaj tego błędu! Golden sample to wcześniej zatwierdzone przez importera, idealne egzemplarze danego produktu. Od kilku lat obserwujemy, że chińscy producenci produkują golden sample w tzw. sample roomach - mogą to być zupełnie niezależne fabryki, które odpowiadają tylko i wyłącznie za produkcję wysoko-jakościowych wzorców. Technologia użyta do ich produkcji może być zupełnie inna niż w przypadku docelowej, masowej produkcji.

Błąd 3: Korzystanie z firm audytowych poleconych przez dostawców
Dostawcy z Chin często “rekomendują” importerom zewnętrzne firmy audytowe. W rzeczywistości obie strony są partnerami i zarabiają na zleconej przez importerów kontroli. W tej sytuacji nie oczekuj, że audyt będzie wiarygodny. Korzystaj z niezależnych firm, które wybierzesz samodzielnie.

Podsumowanie:
Zanim rozpoczniesz współpracę z dostawcą z Chin, zadbaj o rzetelną weryfikację. Dzięki audytom i analizie dokumentów możesz uniknąć kosztownych błędów. Warto zainwestować w ten etap – znacznie taniej zapobiegać, niż naprawiać skutki nieudanej współpracy.

Chcesz dowiedzieć się, czy Twój kontrahent jest wiarygodny?
Potrzebujesz wsparcia w zakresie weryfi kacji fabryki w Chinach?
Sprawdź nasze rozwiązania na inspectohub.pl lub skontaktuj się z nami Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.