Szczyt logistyczny pod kontrolą – jak elastyczne wsparcie kadrowe ratuje sezon w e-commerce

Redakcja: Czy w dobie postępującej cyfryzacji, robotyzacji i zachłyśnięcia się sztuczną inteligencją wciąż możemy mówić o "czynniku ludzkim" jako przewadze konkurencyjnej firmy?

Michał Kłosowski: Zdecydowanie tak. Technologię – roboty, systemy IT, rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji – może dziś kupić praktycznie każdy, o ile tylko posiada środki. Kluczowym pytaniem jest, czy za zakupioną technologią stoją konkretni ludzie: tacy, którzy potrafią ją dobrze wdrożyć, skonfigurować, a potem elastycznie wykorzystać w codziennej pracy. Bez tego „czynnika ludzkiego” nawet najbardziej nowoczesny magazyn pozostaje tylko ładną halą z bardzo drogimi zabawkami.

Mamy na to wiele przykładów z życia. Jeśli zgłasza się do nas klient z pilnym, nietypowym zleceniem, to zanim ktoś zdąży przeprogramować robota na inne niż standardowe działanie, zespół operacyjny na magazynie ma już zwykle wypracowane i wdrożone rozwiązanie – przeorganizowane procesy, zmienione ustawienia, dopasowany sposób kompletacji. I to jeszcze długo będzie przewaga człowieka nad maszyną: umiejętność szybkiego dostosowania się do zmieniających się warunków i niestandardowych sytuacji.

Sztuczna inteligencja jest świetnym narzędziem – korzystamy z niej i widzimy jej potencjał – ale naturalna inteligencja człowieka wciąż wygrywa tam, gdzie liczy się refleks, doświadczenie, intuicja i umiejętność przewidywania, a nie tylko przetwarzanie danych. Algorytm zareaguje zgodnie z tym, jak został zaprogramowany. Człowiek potrafi wyczuć kontekst, napięcie, emocje po drugiej stronie i skorygować kurs „w locie”.

I wreszcie: technologia nie zbuduje relacji. To ludzie rozmawiają z klientami, tłumaczą, uspokajają, “gaszą pożary” i znajdują rozwiązania tam, gdzie żadna instrukcja obsługi nie podpowiada już kolejnego kroku. Można mieć najbardziej zautomatyzowaną halę logistyczną, ale jeśli nie ma w niej zespołu, który potrafi współpracować, wziąć odpowiedzialność i po prostu „zaopiekować się tematem”, to ta przewaga konkurencyjna pozostanie tylko na slajdach w prezentacji.

Dlatego uważam, że technologia ma nas wspierać, przyspieszać i odciążać – ale to człowiek nadaje jej sens i kierunek. I właśnie w tym „czynniku ludzkim” wciąż tkwi realna przewaga firm, które potrafią o ludzi zadbać i mądrze wykorzystać ich kompetencje.

Redakcja: Wskazują Państwo, że w branży logistycznej liczba wakatów rośnie szybciej niż podaż pracowników. W jaki sposób Państwa model leasingu pracowniczego pozwala zasypać tę lukę w okresach największego natężenia ruchu paczkowego?

M.K.: W logistyce sezonowość jest normą. Niezależnie od tego, czy mówimy o okresie przedświątecznym, „back to school”, Black Friday, czy po prostu o nagłych pikach generowanych przez kluczowych klientów – zapotrzebowanie na pracowników bardzo szybko rośnie, a później równie szybko spada. Firmy często nie chcą albo nie mogą utrzymywać stałego „zapasu kadrowego”, bo zwyczajnie nie ma tylu kandydatów na lokalnym rynku albo budżet nie pozwala na zatrudnianie większej liczby osób na stałe.

Model leasingu pracowniczego sprawia, że nie startujemy od zera w momencie, gdy pojawia się sezonowy pik. Mamy zbudowane bazy zweryfikowanych kandydatów i możemy relatywnie szybko uruchomić wsparcie tam, gdzie jest ono potrzebne. Uzupełniamy to rekrutacją międzynarodową – w wielu lokalizacjach, szczególnie przy bardzo niskim bezrobociu, bez pracowników spoza Polski po prostu nie da się bezpiecznie obsłużyć sezonu. My mamy te procesy poukładane od lat, więc jesteśmy w stanie dostarczyć większe wolumeny w krótkim czasie, zachowując wymagane standardy jakości i bezpieczeństwa.

Kluczowym elementem jest też to, że całą rotację między projektami bierzemy na siebie. Jeśli u jednego klienta sezonowy szczyt się kończy, a u innego dopiero się zaczyna, to my odpowiednio rozdysponowujemy pracowników pomiędzy lokalizacjami. Dzięki temu z perspektywy klienta luka kadrowa jest minimalizowana, a z perspektywy pracownika – nie ma przerw w zatrudnieniu. To właśnie ta elastyczność jest największą wartością leasingu pracowniczego w branży logistycznej.

Redakcja: Pozyskanie nowych pracowników w krótkim okresie czasu to duże wyzwanie dla agencji zatrudnienia. Jeszcze trudniej zrobić to tak, aby zminimalizować późniejszą rotację. Jak uniknąć odpływu pracowników sezonowych przed zakończeniem szczytu logistycznego?

M.K.: Zgadzam się – samo dostarczenie pracowników to dopiero połowa sukcesu. I, paradoksalnie, ta łatwiejsza. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się w momencie, kiedy ci pracownicy już są na projekcie i trzeba zadbać o to, żeby zostali do końca szczytu sezonu.

Pierwszy kluczowy moment to rekrutacja. Już na tym etapie kandydatom trzeba bardzo jasno i uczciwie przedstawić ofertę oraz realne warunki pracy: tempo, system zmianowy, charakter zadań, zasady premiowania. Bez koloryzowania i składania obietnic, których projekt później „nie dowiezie”. Jeśli pracownik na starcie dostaje zgodny z rzeczywistością obraz pracy, to później nie ma poczucia, że został wprowadzony w błąd – a to znacząco ogranicza rotację w pierwszych tygodniach.

Drugi filar to codzienna współpraca operacyjna między nami, klientem i pracownikami. Kluczową rolę odgrywa koordynator obecny na miejscu, który komunikuje się z zespołem w ich języku, szczególnie gdy mówimy o pracownikach z zagranicy. Taka osoba jest „łącznikiem”: wyjaśnia zasady, zbiera informacje zwrotne, rozwiązuje drobne problemy. Staramy się, aby kwestie zgłaszane przez pracowników – czy to dotyczące grafiku, transportu, zakwaterowania, czy organizacji pracy – były załatwiane w perspektywie godzin, a nie kilku dni. Szybka reakcja jest tu absolutnie kluczowa.

Trzeci element to warunki bytowe wokół pracy: zakwaterowanie, jeśli jest potrzebne, musi realnie pozwalać na odpoczynek i regenerację, a nie być tylko „miejscem do spania”. Do tego dochodzi dobrze zorganizowany transport, dopasowany do godzin zmian. Te kwestie często są niedoceniane, a w praktyce mocno wpływają na decyzję pracownika, czy zostaje do końca projektu, czy szuka czegoś innego.

Wszystko to składa się na atmosferę i poczucie bezpieczeństwa po stronie pracownika. Jeśli widzi, że ktoś się nim realnie opiekuje, reaguje na problemy i dotrzymuje ustaleń, to jest dużo bardziej skłonny zostać z projektem do końca sezonu. I to właśnie ten „miękki”, operacyjny komponent – a nie tylko sama rekrutacja – decyduje o tym, czy szczyt logistyczny przebiegnie stabilnie, czy będziemy przez kilka tygodni zajmować się wyłącznie gaszeniem pożarów kadrowych.

Redakcja: Specjalizujecie się Państwo w rekrutacji transgranicznej, pozyskując dla firm m.in pracowników z Ukrainy. W niedawnym raporcie UNHCR i Deloitte można przeczytać, że 2024 roku wkład pracujących w Polsce migrantów z Ukrainy w polski PKB wyniósł 2,7%. Czy uważa Pan, że migracja to wsparcie polskiej gospodarki czy raczej zagrożenie niestabilności i zwiększonej rotacji?

M.K.: Migracja to realne wsparcie gospodarki, a nie zagrożenie – pod warunkiem, że patrzymy na nią z praktycznej, a nie emocjonalnej perspektywy. Dane, o których Pan wspomina – 2,7% PKB wypracowane w 2024 roku przez pracujących w Polsce obywateli Ukrainy – tylko to potwierdzają. To nie jest margines, tylko bardzo konkretny wkład w rozwój kraju.

Od lat słyszymy o ujemnym przyroście naturalnym, starzeniu się społeczeństwa i braku rąk do pracy. Dla wielu firm, szczególnie w logistyce i produkcji, to już nie jest abstrakcyjny problem demograficzny, tylko codzienność: brak ludzi do obsadzenia zmian. Dlatego coraz większą rolę odgrywają pracownicy z zagranicy – nie tylko z Ukrainy, ale też z Azji, Ameryki Południowej czy Afryki. W wielu lokalizacjach bez ich udziału utrzymanie ciągłości operacji byłoby po prostu niemożliwe.

Często powtarzam, że migracja to dziś nie „opcjonalny dodatek”, ale element infrastruktury rynku pracy. Ktoś musi te towary przyjąć, posortować, spakować i dostarczyć. W sytuacji, w której lokalny rynek nie jest w stanie tego zapewnić, migranci wypełniają lukę – i robią to w sposób bardzo profesjonalny, jeśli tylko stworzy się im odpowiednie warunki.

Czy migracja generuje ryzyko rotacji? Sama w sobie – nie. O rotacji decydują przede wszystkim warunki pracy i organizacja projektu, a nie paszport pracownika. Jeśli osoba przyjeżdżająca z zagranicy ma jasno przedstawioną ofertę, stabilne zatrudnienie, wsparcie koordynatora posługującego się jej językiem, sensowne zakwaterowanie i jest normalnie traktowana, to bardzo często okazuje się jednym z najbardziej lojalnych pracowników. Problemy zaczynają się tam, gdzie brakuje komunikacji, gdzie warunki różnią się od tego, co obiecano, albo gdzie nie ma osoby „pośredniczącej” między pracodawcą a pracownikiem.

Podsumowując: migracja jest dziś koniecznym elementem funkcjonowania wielu branż i ogromną szansą dla polskiej gospodarki. Może ograniczać niestabilność kadrową, a nie ją zwiększać – pod warunkiem, że jest dobrze zarządzana, z poszanowaniem ludzi i z profesjonalnym podejściem do całego procesu. Kluczem jest organizacja pracy i jakość współpracy, a nie narodowość pracowników.

Redakcja: Wspominają Państwo o rekrutacji zarówno pracowników nisko wykwalifikowanych (pakowanie, sortowanie), jak i specjalistów. Która z tych grup jest trudniejsza do pozyskania "na już" w okresie przedświątecznym i jak sobie Państwo z tym radzą?

M.K.: Szczerze mówiąc, obie grupy są trudne do pozyskania „na już”, ale z zupełnie innych powodów i wymagają innego podejścia.

W przypadku pracowników nisko wykwalifikowanych głównym wyzwaniem jest skala i tempo. Przed świętami praktycznie cały rynek szuka dokładnie tych samych osób do pakowania, sortowania czy kompletacji. Problemem nie są kompetencje, tylko to, że trzeba dostarczyć dużą liczbę pracowników w bardzo krótkim czasie, zanim zrobi to ktoś inny. Dlatego przygotowania zaczynają się dużo wcześniej: budujemy i aktualizujemy bazę kandydatów, prowadzimy ciągłe działania rekrutacyjne, a dodatkowo sięgamy po pracowników spoza Polski, żeby zabezpieczyć wolumeny tam, gdzie lokalny rynek nie wystarcza.

W przypadku specjalistów wyzwanie wygląda inaczej. Tu nie chodzi o liczbę, tylko o dostępność bardzo konkretnych kompetencji: operatorów wózków, liderów zmian, techników utrzymania ruchu, specjalistów ds. planowania. W szczycie sezonu większość tych osób już pracuje i raczej nie podejmuje decyzji o zmianie z dnia na dzień. Dlatego kluczowe jest prowadzenie rekrutacji z wyprzedzeniem i budowanie bazy specjalistów, którzy sygnalizują gotowość do zmiany pracy. Tę bazę trzeba cały czas odświeżać, bo ktoś, kto był dostępny miesiąc temu, dziś w 99% ma już nowe miejsce zatrudnienia. Drugim elementem jest umiejętność szybkiej relokacji – szczególnie w przypadku pracowników z zagranicy, których możemy przenieść z innych regionów Polski tam, gdzie akurat potrzeby są największe.

Podsumowując: specjalistów trudniej jest zdobyć „na już”, bo ich kompetencje są rzadkie i zwykle są już związani z innymi pracodawcami. Z kolei pracowników liniowych trudniej jest pozyskać w odpowiedniej liczbie i tempie. Naszą rolą jako agencji jest zarządzanie obiema tymi trudnościami tak, żeby klient na końcu miał po prostu obsadzony projekt – zarówno na poziomie operacji, jak i kluczowych ról specjalistycznych.