Komu powierzyć etykietowanie produktów? 5 cech dobrej firmy co-packingowej

Jeśli decydujesz się na outsourcing, to warto włożyć nieco wysiłku w wybór odpowiedniego partnera. Bo choć etykietowanie może wydawać się banalne, w praktyce bardzo łatwo podczas realizacji tego procesu o błędy, które kosztują czas, pieniądze i nerwy.

W tym artykule dzielimy się doświadczeniami zebranymi podczas współpracy z dziesiątkami firm FMCG. Działając jako firma co-packingowa Transpak, dla której etykietowanie produktów stanowi jedną z kluczowych usług, wyodrębniliśmy przez lata 5 praktycznych kryteriów, które pomogą każdemu odróżnić profesjonalnego partnera od takiego, który sprawdzi się tylko przy mniejszych, okazjonalnych zleceniach.

Jeśli chcesz uniknąć nietrafionej współpracy, straty czasu i potencjalnych reklamacji – jesteś we właściwym miejscu.

Kryterium #1: Certyfikaty

Zanim firma FMCG zdecyduje się przekazać proces etykietowania zewnętrznemu partnerowi, warto upewnić się, że partner ten spełnia niezbędne standardy jakości i bezpieczeństwa. Najprostszym i najbardziej obiektywnym wyznacznikiem są odpowiednie certyfikaty.

Do najważniejszych z nich należą:

HACCP – system analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli, kluczowy przy pracy z produktami spożywczymi i kosmetycznymi. Chroni przed błędami, które mogłyby zagrozić zdrowiu konsumenta. Dla firm produkujących artykuły spożywcze to absolutna podstawa.

GMP – czyli Dobra Praktyka Produkcyjna. Ten certyfikat potwierdza, że firma działa zgodnie z rygorystycznymi normami jakości i w sposób powtarzalny w zakresie produkcji, pakowania czy etykietowania.

Certyfikaty ekologiczne (np. dla produktów organicznych) – wymagane, jeśli etykietowane są towary posiadające oznaczenia typu „organic” lub „eko”. Brak takiego certyfikatu po stronie co-packera może uniemożliwić producentowi legalną dystrybucję.

ISO 9001 / ISO 22000 – nie są one bezwzględnie wymagane, ale ich posiadanie to silny sygnał, że firma działa według uporządkowanych procedur, zorientowana jest na jakość i gotowa do współpracy z bardziej wymagającymi klientami.

W skrócie: HACCP i GMP to dziś absolutna podstawa w profesjonalnym co-packingu, a dodatkowe certyfikaty – zwłaszcza ekologiczne i ISO – wzmacniają wiarygodność i konkurencyjność firmy.

Jak wstępnie sprawdzić, czy co-packer spełnia to kryterium?

Firmy posiadające certyfikaty zazwyczaj chwalą się nimi na stronie głównej lub w zakładce „O nas”. Przeglądając witrynę potencjalnego partnera, warto więc zwrócić uwagę, czy znajdują się tam odniesienia do HACCP, GMP lub innych certyfikatów – najlepiej z konkretnym numerem lub nazwą instytucji certyfikującej.

Kryterium #2: Zasoby – ludzie i maszyny

Jednym z błędów popełnianych przy wyborze partnera, który przejmie proces etykietowania produktów, jest założenie, że każda firma co-packingowa na rynku dysponuje odpowiednim zapleczem do obsługi dużych wolumenów. Tymczasem wielu co-packerów działa w sposób nieco garażowy – świetnie sprawdzają się przy drobnych zleceniach, ale gdy pojawia się potrzeba skalowania, to zaczynają się problemy.

Warto pamiętać, że obecnie na rynku pracy coraz trudniej jest znaleźć chętnych do świadczenia prac manualnych. Dostęp do takich zasobów, wraz z odpowiednimi procesami ich szkolenia oraz kontroli, to jedna z największych wartości, jaką co-packer wnosi do współpracy z firmami FMCG. Podobnie wygląda to w przypadku maszyn. Ich brak lub ograniczona wydajność mogą zniweczyć plan produkcyjny klienta, nawet jeśli wszystko inne działa bez zarzutu.

W praktyce oznacza to, że zanim rozpocznie się współpracę z co-packerem, warto upewnić się, że partner dysponuje odpowiednim zapleczem i to nie tylko na dziś, ale również z myślą o przyszłym wzroście.

Jak wstępnie sprawdzić, czy co-packer spełnia to kryterium?

Profesjonalni co-packerzy często chwalą się swoim parkiem maszynowym i liczbą pracowników na stronie internetowej. Dobrym znakiem są też referencje lub logo dużych firm w sekcji dotyczącej obsługiwanych klientów. Jeśli dany co-packer obsługuje dużą korporację, to najpewniej potrafi elastycznie zwiększać zasoby. W razie wątpliwości można też sprawdzić liczbę zatrudnionych pracowników w KRS.

Kryterium #3: Raportowanie i tzw. traceability

W przypadku wielu produktów z sektora FMCG, szczególnie spożywczych, kosmetycznych i farmaceutycznych, istotna jest możliwość precyzyjnego śledzenia każdej partii. Dotyczy to także etykietowania. Co-packer powinien prowadzić dokumentację pozwalającą połączyć konkretną etykietę z daną partią towaru. Taki system raportowania i identyfikalności może okazać się niezbędny np. w przypadku kontroli, reklamacji lub konieczności wycofania partii produktu z rynku.

Nie każdy zleceniodawca potrzebuje aż tak szczegółowego raportowania – wszystko zależy od branży, skali działania i wymagań wewnętrznych. Ale jeśli Twoja firma należy do tej grupy, to zdecydowanie warto sprawdzić, czy potencjalny partner dysponuje odpowiednimi procedurami.

Jak wstępnie sprawdzić, czy co-packer spełnia to kryterium?

Informacje tego typu rzadko pojawiają się na stronie internetowej. Często konieczny jest bezpośredni kontakt z firmą i zadanie konkretnego pytania o identyfikowalność etykietowanych produktów. Jednym ze wskaźników może być jednak obecność dużych, korporacyjnych klientów w portfolio. Jeśli takim firmom dany co-packer odpowiada, to znaczy to, że najprawdopodobniej potrafi dostarczać odpowiednie raporty i dokumentację.

Kryterium #4: Komunikacja

Sposób, w jaki firma oferująca usługę etykietowania (lub dowolną inną z zakresu co-packingu) komunikuje się na samym początku współpracy, mówi bardzo wiele o tym, jak będzie wyglądała dalsza relacja. Jeśli już przy pierwszym kontakcie komunikacja jest powolna, mało konkretna lub brakuje w niej chęci, by naprawdę zrozumieć potrzeby klienta, to często nie jest to kwestia przypadku, tylko pewien wzorzec działania.

Warto zwrócić uwagę nie tylko na samą szybkość odpowiedzi, ale też na jakość komunikacji: czy firma potrafi odpowiedzieć na pytania w sposób zrozumiały, czy stara się doprecyzować istotne kwestie, czy wychodzi z inicjatywą? Dobry co-packer to nie tylko wykonawca, ale też partner doradczy, który w razie potrzeby – korzystając ze swojego doświadczenia – zaproponuje lepsze rozwiązanie lub uprzedzi klienta o potencjalnym ryzyku, np. dotyczącym etykiet lub ich aplikacji, którego zleceniodawca mógł nie być świadomy.

Komunikacja to również papierek lakmusowy tego, jak dana firma traktuje mniejsze i średnie przedsiębiorstwa. Jeśli już na etapie zapytania potencjalny klient nie czuje odpowiedniego zainteresowania ze strony co-packera , to istnieje spora szansa, że w praktyce firma skupia się na większych zleceniach i współpraca nie będzie miała odpowiedniego priorytetu.

Jak wstępnie sprawdzić, czy co-packer spełnia to kryterium?

Najlepiej po prostu wysłać zapytanie i dokładnie zaobserwować, jak przebiega kontakt: czy odpowiedź jest szybka, konkretna i nacechowana prawdziwą troską o klienta. Dodatkowo, jeśli jesteś mniejszą firmą, sprawdź, czy na stronie internetowej lub w opiniach Google pojawiają się referencje od klientów podobnej wielkości. To często dobry znak, że firma oferująca usługę etykietowania realnie wspiera także mniejsze biznesy.

Kryterium oczywiste: Cena

Choć cena rzadko bywa jedynym kryterium wyboru partnera, to trudno ją pominąć, zwłaszcza w branży, w której skala produkcji przekłada się bezpośrednio na marżę. W przypadku etykietowania jednostkowego cena zależy w dużej mierze od nakładu – im większa partia, tym niższy koszt jednostkowy. Różnice potrafią być istotne, dlatego przy porównywaniu ofert warto zawsze doprecyzować planowaną wielkość zlecenia.

Nie bez znaczenia jest też fakt, że co-pakerzy potrafią się od siebie diametralnie różnić jeśli chodzi o dojrzałość i stabilność wewnętrznych procesów. Część firm dysponuje zaawansowanymi mechanizmami kontroli jakości. Mają przeszkolonych pracowników, własne audyty i jasno opisane procedury, co w praktyce oznacza bardzo niski odsetek błędów, np. przy aplikacji etykiet. Inne firmy działają w bardziej improwizowany sposób, bez wyraźnych standardów. Te drugie mogą kusić niższą ceną, ale ryzyko błędów – które mogą skutkować opóźnieniami, reklamacjami czy kosztami reworkingu – sprawia, że ostateczny rachunek często okazuje się wyższy.

Natomiast dla ogólnej orientacji możemy podać następujący szacunek: w przypadku zleceń średniej wielkości realizowanych z zachowaniem odpowiednich procedur, cena jednostkowa etykietowania to zazwyczaj około 20-30 groszy za sztukę.

Jak wstępnie sprawdzić, czy co-packer spełnia to kryterium?

Niestety, firmy co-packingowe rzadko publikują cenniki na stronach internetowych, ponieważ ceny zależą od wielu zmiennych: wielkości partii, rodzaju etykietowania (ręczne czy maszynowe), typu opakowania czy konieczności dodatkowej kontroli. Dlatego najlepiej po prostu wysłać zapytanie ofertowe. Im dokładniej opiszesz swoje potrzeby, tym większa szansa na uczciwą, realną wycenę.

Zanim podejmiesz decyzję – podsumowanie

Wybór odpowiedniego partnera do etykietowania produktów to decyzja, która może mieć realny wpływ na sprawność operacyjną, jakość dostaw i ogólny spokój w dziale logistyki. Choć wiele firm zaczyna od prostych rozwiązań in-house, prędzej czy później pojawia się moment, w którym wsparcie profesjonalnego co-packera staje się nie tylko wygodne, ale wręcz konieczne.

Jeśli chcesz uniknąć nietrafionej współpracy, warto już na etapie pierwszego kontaktu z potencjalnym partnerem ocenić go według pięciu opisanych kryteriów: certyfikatów, zaplecza, systemu raportowania, jakości komunikacji oraz – oczywiście – ceny. Takie podejście pozwala szybko odróżnić dojrzałego, skalowalnego partnera od firmy, która może nie poradzić sobie w sytuacjach wymagających precyzji i elastyczności.

A jeśli interesuje Cię etykietowanie produktów jako usługa, to zajrzyj na naszą stronę – znajdziesz tam praktyczne przykłady problemów, które rozwiązujemy, studium przypadku jednego z naszych klientów, odpowiedzi na często zadawane pytania oraz dane kontaktowe, gdybyś chciał zapytać nas bezpośrednio o coś konkretnego.