Oszustwa i wyłudzenia w TSL – jak rozpoznać fałszywego kontrahenta?

Podszywanie się pod legalne firmy

W ostatnich latach coraz częściej mamy do czynienia z przypadkami podszywania się pod działające legalnie firmy transportowe lub spedycyjne. Tego typu oszustwa są wyjątkowo trudne do wykrycia, ponieważ na pierwszy rzut oka wszystko wygląda poprawnie – dane się zgadzają, dokumenty są przekonujące, a historia działalności firmy może być prawdziwa. Problem polega na tym, że kontakt odbywa się z kimś, kto jedynie wykorzystuje tożsamość legalnego podmiotu, tworząc fałszywą reprezentację firmy.

To, co jeszcze kilka lat temu było rzadkością, dziś staje się powszechnym modus operandi. Przestępcy nie tworzą już nowych podmiotów, tylko korzystają z cudzych danych. Wysyłają wiadomości z adresów e-mail różniących się jedną literą, podszywają się pod znane firmy z branży, a niekiedy nawet dzwonią, udając pracowników konkretnej firmy.
– komentuje Jacek Dżumak, ekspert ds. windykacji w branży TSL z firmy Pactus.eu.

Fałszywe dokumenty i presja czasu

Klasycznym elementem działania oszustów jest presja - czyli nacisk na szybkie podjęcie decyzji. Pojawiają się frazy takie jak „ładunek do dziś”, „trzeba pilnie załadować” czy „nie ma czasu na formalności”. To właśnie w takich sytuacjach najczęściej dochodzi do błędów w ocenie wiarygodności kontrahenta: brakuje czasu na weryfikację dokumentów, kontakt z właścicielem firmy czy sprawdzenie danych w oficjalnych rejestrach.

W wielu przypadkach mamy do czynienia z perfekcyjnie przygotowaną mistyfikacją. Oszuści potrafią stworzyć fałszywe zlecenia, podrobić listy przewozowe i zorganizować odbiór ładunku, który po prostu znika. Czasami właściciel firmy orientuje się dopiero wtedy, gdy jego klient zaczyna dopytywać o dostawę.
– podkreśla ekspert z Pactus.eu.

Brak weryfikacji – główna luka w bezpieczeństwie

Najczęstszą przyczyną udanych wyłudzeń jest brak wdrożonych procedur bezpieczeństwa po stronie zlecającego lub przewoźnika. W codziennym pośpiechu pomijane są elementy weryfikacji takie jak potwierdzenie danych kontrahenta z oficjalnymi źródłami, sprawdzenie adresu e-mail, numeru telefonu czy numeru konta bankowego. A tymczasem nawet podstawowa kontrola mogłaby wykazać nieprawidłowości.

Bardzo często wystarczy zadzwonić na numer kontaktowy z CEIDG lub poprosić o potwierdzenie danych z oficjalnego adresu mailowego, by uniknąć wyłudzenia. Niestety, wielu przedsiębiorców dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy próba kontaktu z kontrahentem kończy się ciszą.
– zaznacza Jacek Dżumak z Pactus.eu.

Weryfikacja powiązań – to samo nazwisko to za mało

Coraz bardziej wyrafinowanym zjawiskiem jest zakładanie nowych firm przez osoby powiązane z dawnym właścicielem podmiotu, który doprowadził do poważnych strat finansowych. Nowy podmiot może być zarejestrowany na małżonka, rodzeństwo lub inną bliską osobę – formalnie niezależną, często z rozdzielnością majątkową. W efekcie firma „powraca” pod nowym szyldem, bez żadnej odpowiedzialności za wcześniejsze zobowiązania.

Mieliśmy przypadki, w których ta sama osoba, po wcześniejszych nieuregulowanych długach, pojawiała się na rynku znów – ale już jako pełnomocnik lub „konsultant” w nowej firmie, zarejestrowanej na członka rodziny. To ogromne wyzwanie dla rynku, bo nie wystarczy już sprawdzić danych spółki. Coraz ważniejsze staje się badanie powiązań osobowych i historii działalności. Czasem samo nazwisko albo numer telefonu może być sygnałem ostrzegawczym.
– mówi Jacek Dżumak.

Co robić, gdy podejrzewamy oszustwo?

Jeżeli pojawiają się podejrzenia co do wiarygodności kontrahenta, kluczowe znaczenie ma szybka reakcja, Warto niezwłocznie przerwać komunikację i rozpocząć weryfikację z wykorzystaniem oficjalnych danych rejestrowych. Jeśli doszło już do oszustwa – należy zgłosić sprawę organom ścigania.

Warto rozważyć również zgłoszenie takiej sprawy do windykacji, nawet jeśli szanse na odzyskanie środków wydają się niewielkie. Większość firm windykacyjnych pobiera wynagrodzenie wyłącznie w przypadku skutecznego odzyskania należności, co oznacza brak ryzyka finansowego dla wierzyciela. Co więcej, przekazanie sprawy może mieć szerszy wymiar – informacja o nieuczciwym przewoźniku czy spedytorze może uchronić inne firmy przed podobnym zagrożeniem.

Z mojego doświadczenia wynika, że czas działa na korzyść oszusta. Im szybciej klient zgłasza się do nas, tym większe szanse na odzyskanie należności lub zatrzymanie dalszego obrotu towarem. Nawet jeśli nie uda się uniknąć straty, szybka reakcja minimalizuje jej rozmiar.
– mówi ekspert z Pactus.eu.

Oszustwa w TSL nie znikną z dnia na dzień, ale ich ryzyko można znacząco ograniczyć, wdrażając nawet podstawowe środki ostrożności. Weryfikacja danych, kontrola dokumentów, analiza powiązań osobowych i unikanie presji czasu to pierwsze linie obrony. Równie ważne jest budowanie świadomości wśród pracowników i inwestowanie w systemy, które wspierają bezpieczną współpracę.

W dobie cyfrowych kontaktów i błyskawicznej wymiany informacji zbyt pochopna decyzja może kosztować znacznie więcej niż czas poświęcony na sprawdzenie kontrahenta.
– podsumowuje Jacek Dżumak.

Źródło: Pactus.eu