Co to DMS i czym kierować się przy wyborze?

Co to jest DMS?
System DMS (ang. document management system) to inaczej elektroniczny system zarządzania dokumentami. W praktyce jest to wielofunkcyjne narzędzie oparte na obszernej bazie danych. Ogólnie rzecz biorąc, za jego pomocą można zarządzać obiegiem dokumentów w firmie. Precyzyjniej tłumacząc działanie aplikacji – umożliwia ona segregowanie, rejestrowanie, klasyfikowanie, wersjonowanie, rozpoznawanie czy archiwizowanie dokumentów.
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami dostarczają pracownikom jednak znacznie więcej możliwości. Zakres wykorzystania ich potencjału zależy od sektora, w jakim działa firma, a także od jej wielkości, priorytetów czy modelu biznesowego. W każdym razie system DMS usprawnia i ułatwia pracę każdej organizacji – bez względu na jej wielkość czy specjalizację.

Wady i zalety związane z wykorzystywaniem systemu DMS
System DMS zdecydowanie ma więcej zalet niż wad. Do najważniejszych zalicza się:

• usprawnienie sposobu gromadzenia danych
• uporządkowanie wszelkich dokumentów w firmie
• zwiększenie wydajności pracowników
• zredukowanie ludzkich błędów do minimum
• zapobieganie zagubieniu dokumentów
• szybkie wyszukiwanie i edytowanie dokumentów
• minimalizację duplikacji danych.

Dokumenty firmowe zewnętrzne oraz wewnętrzne można wprowadzać do systemu za pomocą skanera, poczty elektronicznej, faksu, systemów biurowych oraz innych modułów systemów informatycznych. Kluczową wadą systemów DMS, a raczej zastrzeżeniem wielu przedsiębiorców, jest koszt wdrożenia. Jednorazowo zwykle jest to wysoka kwota. Niemniej należy ją traktować jako inwestycję, która umożliwi zoptymalizowanie kosztów, zwiększenie wydajności pracowników oraz przyspieszenie rozwoju firmy. Kolejną obiekcją wobec elektronicznego obiegu dokumentów jest kwestia bezpieczeństwa danych. Część osób obawia się, że dane mogą zostać wykradzione lub w przypadku awarii ulec zniszczeniu. Na rynku nie istnieją rozwiązania pozbawione ryzyka. Dlatego należy dokładać wszelkich starań, by minimalizować możliwość jego wystąpienia. Wobec tego warto wdrożyć właściwą politykę bezpieczeństwa i dbać o wykonywanie kopii zapasowych. Niemniej znacznie bezpieczniejsze będą dokumenty gromadzone w bazach danych niż papierowe umowy, faktury czy dokumentacja finansowa trzymane pod tzw. kluczem.

Czym kierować się, wybierając system DMS do swojej firmy?
Na rynku dostępnych jest wielu dostawców systemów IT dla firm. W związku z tym pojawia się pytanie: Jaki system DMS wybrać? Odpowiedź jest złożona. Należy zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii, by z pewnością wybrać rozwiązanie zbieżne ze specyfiką biznesu.

1. Porozmawiaj z liderami zespołów. Podpytaj o ich potrzeby i wymogi wobec systemu DMS. Wyznacz priorytety i oczekiwania organizacji wobec aplikacji. Następnie porównaj zebrane informacje z ofertami firm, które bierzesz pod uwagę.
2. Określ poziom infrastruktury informatycznej firmy oraz możliwości integracji. Zbierz informacje na temat tego, jakiego rodzaju systemy oraz urządzenia są obecnie w firmie wykorzystywane. Skonsultuj infrastrukturę i kwestię integracji z potencjalnymi usługodawcami.
3. Sprawdź, czy są narzędzia, które wymagają wymiany. Być może uda się zoptymalizować koszty i od razu zamówić dwie różne aplikacje u tego samego dostawcy.
4. Zwróć uwagę na intuicyjny interfejs. Współczesne narzędzia powinny być łatwe i przystępne w obsłudze bez względu na wiek czy doświadczenie pracowników.
5. Wybieraj tylko te rozwiązania, które mogą rozwijać się razem z firmą. Niezwykle ważna jest możliwość regularnego dostosowywania funkcjonalności aplikacji do zmian zachodzących wewnątrz organizacji.
6. Upewnij się, że wybierasz zaufanego dostawcę, który zaoferuje Ci pełne wsparcie. Tego dowiesz się z opinii dostępnych w Internecie, listów polecających i partnerów usługodawcy. Możesz również zapytać o daną firmę na branżowych/biznesowych grupach.

Oprogramowanie DMS od FlowDog
Wybierając oprogramowanie DMS od FlowDog, wybierasz dobrze. Firma oferuje wysokiej jakości systemy informatyczne. Elektroniczny obieg dokumentów od FlowDog umożliwił wielu klientom zoptymalizowanie kosztów, zwiększenie wydajności pracowników i wyróżnienie się na tle konkurencji. Wielofunkcyjna aplikacja DMS daje wiele możliwości przy jednoczesnym zachowaniu pełnego bezpieczeństwa danych. Z jej pomocą można nie tylko zarządzać e-dokumentami, ale również tworzyć i przydzielać zadania oraz monitorować status prac. Dzięki DMS od FlowDog zyskasz:

• dostęp do obiegu dokumentów online 24 h/7
• możliwość rejestracji i archiwizacji materiałów
• monitoring historii wszystkich zdarzeń
• spersonalizowany pulpit
• intuicyjny interfejs
• możliwość modelowania i uruchomienia procesów workflow
• możliwość wysyłania i odbierania dokumentacji.

Organizacje, którym zależy na utrzymaniu porządku oraz kontroli nad dokumentacją biznesową, bez wątpienia powinny zaimplementować system DMS. Każdy dobrze prosperujący biznes z miesiąca na miesiąc obsługuje większą liczbę klientów. Wiąże się to z zarządzaniem wieloma danymi oraz dokumentami. Dzięki inwestycji w elektroniczny obieg dokumentów odciążysz pracowników, zredukujesz liczbę popełnianych błędów czy zagubionych dokumentów oraz oszczędzisz czas, a w dłuższej perspektywie – zoptymalizujesz koszty.