Czym jest kara umowna i jak ją prawidłowo stosować?

Kara umowna – definicja i funkcje

Regulacje na temat kary umownej znajdziemy w artykule 483 kodeksu cywilnego par. 1, według którego: Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

Przyjęto, że kara umowna jest dodatkowym zastrzeżeniem w treści kontraktu, które zalicza się do tzw. accidentalia negotii (składników przedmiotowo istotnych). Oznacza to, że ogólne zasady tego mechanizmu zostały przygotowane przez ustawodawcę, jednak w gestii stron kontraktu leży doprecyzowanie jej zakresu i wysokości. Poza tym mogą one również dokładnie ustalić, dla których form niewykonania lub nienależytego wykonania kara umowna będzie stosowana.

Jakie funkcje pełni kara umowna? Przede wszystkim:

• stanowi zryczałtowane odszkodowanie, którego wypłaty może domagać się wierzyciel w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego przez dłużnika,
• motywuje dłużnika do prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z umowy,
• jest pewnego rodzaju karą za niewywiązanie się z obowiązków umownych.

Kiedy warto zastrzec karę umowną? Właściwie w każdym w przypadku, w którym w toku procesu trudno byłoby wykazać wysokość szkody, np. gdy próbujemy dochodzić odszkodowania za naruszenie zakazu konkurencji lub niedostarczenia na czas materiałów budowlanych. Wówczas precyzyjne wyliczenie wysokości szkody byłoby praktycznie niemożliwe. A to z kolei powoduje, że proces wydłuża się do wielu miesięcy i jednocześnie zwiększa się ryzyko przegranej.

Za to prawidłowe zastrzeżenie kary umownej eliminuje potrzebę wykazywania przesłanek odpowiedzialności kontraktowej. Wystarczy, że wierzyciel wykaże wyłącznie fakt naruszenia zastrzeżenia umownego. Ułatwia to również wyliczenie wysokości odszkodowania, gdyż kara umowna jest naliczana zazwyczaj w odgórnie wskazanej kwocie lub jednostkowo za każdy dzień uchybienia.

O czym trzeba pamiętać podczas formułowania kary umownej? Głównie o tym, że nie można naliczać w ten sposób kary w nieskończoność, czyli bez wskazania odgórnej wysokości lub czasu, za jaki może być naliczana. Tego typu zapis stanowi naruszenie zasad współżycia społecznego w kwestii pojęcia „określonej sumy pieniężnej” (art. 483 kodeksu cywilnego) i może zostać uznany za bezwzględnie nieważny.

Jako przykład wystarczy wskazać wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 października 2015 r, sygn. IV CSK 687/14, w którym uznano, że brak określenia maksymalnej kwoty kary umownej bądź terminu jej naliczania skutkuje powstaniem zobowiązania wieczystego, co stoi w sprzeczności z zasadą swobody umów i w rezultacie jest bezwzględnie nieważne.

Miarkowanie kary umownej

Z reguły kara umowna przysługuje wierzycielowi w zastrzeżonej wysokości. Nie mają przy tym znaczenia okoliczności, które towarzyszą skierowaniu wezwania do zapłaty, czy sama wysokość poniesionej szkody. Mimo to prawo dopuszcza możliwość tzw. miarkowania kary umownej na podstawie artykułu 484 par. 2 kodeksu cywilnego, jeżeli:

• zobowiązanie zostało wykonane z znacznej części,
• kara umowna jest rażąco wygórowana.

W przepisach nie znajdziemy precyzyjnej odpowiedzi na pytanie, kiedy miarkowanie jest możliwe. Z tego względu odnosimy się do orzecznictwa i poglądów doktryny, np. dłużnik może żądać miarkowania kary umownej, jeśli strony rozliczyły umowę w 2/3 jej wartości (zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 29 czerwca 2020 r., sygn. I Aca 451/20).

Orzecznictwo Sądu Najwyższego przyjmuje, że miarkowanie kary umownej jest dopuszczalne, gdy w ramach realizacji umowy interes wierzyciela został zaspokojony w istotnej części. Dlatego takie zmniejszenie represji nie będzie możliwe w przypadku dłużnika, który podjął zaledwie minimalne starania, aby wykonać umowę.

Przy dysproporcji kary, doktryna wskazuje, że aby dłużnik mógł domagać się miarkowania, musi być ona na tyle rażąca, aby była dostrzegalna przez obiektywnego obserwatora. Zależnie od linii orzeczniczych, sądy oceniają wysokość kary umownej, uwzględniając:

• stosunek kary umownej do wartości całego świadczenia,
• stosunek kary umownej do naruszonego interesu wierzyciela,
• stosunek kary umownej do szkody poniesionej przez wierzyciela.

Trzeba przy tym pamiętać, że sąd rozpatrzy zastosowanie miarkowania kary wyłącznie na zarzut podniesiony przed samego dłużnika (a nie z urzędu).

W kwestii miarkowania kary umownej znaczenie mają również zastrzeżenia włączone do umowy o zakazie konkurencji. Wysokość takich sankcji musi mieć realny związek z wysokością wynagrodzenia danego pracownika oraz faktycznym zakresem jego odpowiedzialności materialnej. Niektóre rozstrzygnięcia sądów zawierają nawet wskazanie maksymalnej dopuszczalnej wysokości tego typu kary umownej (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 stycznia 2006 r., sygn. III APa 37/06 wyznaczył dziesięciokrotność odszkodowania).

Kara umowna a odszkodowanie

Z zasady kara umowna powinna zastępować odszkodowanie. Niestety działa też jak „miecz obosieczny”, gdyż zbyt wysoka naraża dłużnika na większe straty, z kolei zbyt niska może sprawić, że wierzyciel nie uzyska całościowej naprawy szkody. Powstaje więc pytanie: w jaki sposób wyważyć interesy obu stron kontraktu?

Odpowiedź jest prosta: stosując rozwiązanie uwzględnione w art. 484 par. 1 kodeksu cywilnego in fine. Według dyspozycji przepisu: żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły. Wykorzystanie tego mechanizmu polega na umieszczeniu w treści klauzuli przewidującej karę umowną zastrzeżenia, według którego strony – lub jedna z nich – będą mieć możliwość dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej. W efekcie można w prosty sposób pozbyć się bariery, którą kreuje kara zastrzeżona nawet jako pojedyncza kwota pieniężna.

Przez wiele lat kwestią sporną było także to, czy do żądania zapłaty kary umownej przez dłużnika trzeba wykazać szkodę w majątku wierzyciela. W orzecznictwie wykształciły się więc dwa nurty:

1. pierwszy z nich zakłada, że skoro kara umowna jest surogatem odszkodowania, pojawienie się szkody jest niezbędne, aby uzasadnić roszczenie wierzyciela z kary umownej (Tak m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 20 marca 2013 r., sygn. I ACa 132/13),
2. drugi uniezależnia zapłatę kary umownej od wystąpienia szkody. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów z dnia 6 listopada 2003 r., sygn. III CZP 61/03. Uchwała ma moc zasady prawnej.

Kiedy nie można zastrzec kary umownej?

Jednym z częstszych problemów, które występują na gruncie umowy o roboty budowlane lub umowy dostawy, jest odstąpienie od umowy z powodu niewykonania zobowiązania o charakterze pieniężnym. Co zrobić w sytuacji, w której umowa zobowiązuje dłużnika do zapłat kary po skorzystaniu z prawa odstąpienia od umowy przez wierzyciela z przyczyn występujących po stronie dłużnika, kiedy jedną z przesłanek pozwalających na skorzystanie z prawa odstąpienia, jest opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia przez dłużnika?

Może się wydawać, że w takim przypadku strony mają prawo do zastrzeżenia kary umownej, gdyż dotyczy ona prawa odstąpienia od umowy z różnych przyczyn – również tych niepieniężnych. Okazuje się jednak, że orzecznictwo sądów nie jest tutaj jednomyślne. Przyjęto bowiem, że pojęcie zobowiązania powinno być rozumiane bardzo szeroko.

Zobowiązanie o charakterze pieniężnym nie może być nawet w odległy sposób powiązane z zastrzeżeniem kary umownej. W innej sytuacji narażamy się na stwierdzenie nieważności takiego postanowienia. Mimo to niektóre sądy dopuszczają omawianą konstrukcję, pod warunkiem, że brak realizacji zobowiązania pieniężnego przez jedną ze stron nie stanowi jedynej przesłanki żądania kary umownej (m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 lutego 2007 r., sygn. III CSK 288/06).

Jak więc zabezpieczyć skutecznie swoje interesy? Jedna z metod, którą stosuje się w umowach o roboty budowlane, to zastrzeżenie gwarancji zapłaty polegającej na wypłaceniu przez inwestora oznaczonej sumy pieniężnej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych (pieniężnych bądź niepieniężnych). Gwarancja może występować w formie:

• gwarancji bankowej,
• gwarancji ubezpieczeniowej,
• akredytywy bankowej,
• poręczenia banku.

Jeśli nie jesteśmy pewni jak skonstruować zabezpieczenia umowne, aby zapewnić sobie pełne bezpieczeństwo, najlepiej skontaktować się z kancelarią prawną z doświadczeniem w obsłudze firm z sektora budowlanego i inwestycyjnego.

Oprócz tego przyjęto, że nie można jednocześnie zastrzec i kumulować kar umownych za niewykonanie oraz nienależyte wykonanie tego samego zobowiązania. Zgodnie ze stanowiskiem sądów, nie można jednocześnie nie wykonać obowiązku i wykonać go w nieprawidłowy sposób. Jest to zastrzeżenie wewnętrznie sprzeczne, o czym mówi m.in. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 18 lipca 2012 r., sygn. III CZP 39/12.

Przykłady kar umownych

Brzmienie klauzuli kary umownej należy dostosować do typu zawieranego kontraktu oraz całkowitej wartości świadczeń stron. Podstawą do właściwego formułowania postanowienia są głównie prawa i obowiązki kontrahentów, które muszą być dokładnie opisane, aby uniknąć nieścisłości i niejasności podczas dochodzenia zryczałtowanego odszkodowania. Poniżej przedstawiamy przykłady zastrzeżenia kary umownej w kontrakcie:

1. Strony postanawiają, że w przypadku zwłoki w oddaniu Dzieła, Zamawiający może dochodzić zapłaty kary umownej w wysokości 1% wartości dzieła za każdy dzień opóźnienia.
2. Kara umowna nie może łącznie przekroczyć 10 000 zł.
3. Zastrzeżona kara umowna nie wyklucza możliwości dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżenia kary umownej.

1. Dostawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2% zamówienia za każdy dzień zwłoki w dostarczeniu towaru.
2. Kara umowna nie może przekroczyć równowartości wartości towarów objętych zamówieniem.
3. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.

Kara umowna jako koszt uzyskania przychodu?

Wielu przedsiębiorców zmuszonych do uiszczenia kary umownej zastanawia się, czy mogą wliczyć ją w koszty uzyskania przychodu. Organy podatkowe najczęściej odpowiadają, że nie, jednak problem jest znacznie bardziej skomplikowany.

Odpowiedzi na te pytanie znajdują się w artykułach 15 ust. 1 oraz 16 ust. 1 pkt. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawy o CIT). Według artykułu 15 ust. 1 ww. ustawy, koszt uzyskania przychodu to koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów – z wyłączeniem kosztów wymienionych w artykule 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Oprócz tego artykuł 16 ust. 1 pkt 22. mówi o tym, że za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się kar umownych oraz odszkodowań z tytułu:

• wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Jeżeli więc w ustawie znajduje się wyliczenie zamknięte, nie istnieje żadna podstawa, aby rozszerzyć interpretację omawianego przepisu na pozostałe formy niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Takie stanowisko znalazło się m.in. w wyroku WSA w Gliwicach z dnia 2 lipca. 2020 roku, sygn. I SA/Gl 1348/19.

Wnioski – kara umowna w kontrakcie

Zastrzeżenie kary umownej to bardzo przydatne narzędzie dochodzenia odszkodowania. Właściwie sformułowane postanowienia umowne chronią interesy wierzyciela, a jednocześnie motywują dłużnika do działania terminowego i zgodnego z zawartym kontraktem. Mimo że przepisy kodeksu cywilnego wprowadzające karę umowną nie są skomplikowane, to ich wdrożenie do umowy wymaga znajomości specyfiki branży oraz aktualnego orzecznictwa i stanowisk doktryny. Z tego względu najlepiej zlecić zaprojektowanie treści umowy doświadczonym, zaufanym prawnikom.

Czytaj także:
- Jakie przepisy regulują działanie giełd transportowych?
- Internetowe platformy spedycyjne w świetle prawa. To warto wiedzieć
- Co z dostawą towarów w sytuacji zamknięcia granic i wojny toczonej na terytorium tranzytowym?
- Jak zatrudnić imigranta z Ukrainy? Jakie dokumenty są potrzebne i czy obecnie procedura została uproszczona?
- Zaliczka czy zadatek – czym się od siebie różnią? Co wybrać?
- Twoje dane zostały ujawnione w sieci sprawdź co możesz z tym zrobić
- Polski Ład a branża transportowa. Jaka forma prowadzenia działalności da najwięcej korzyści?
- Kary za przekroczenie czasu pracy kierowcy. Jakie są skutki prawne?
- Przepisy prawne, które regulują pracę przewoźników międzynarodowych
- Odpowiedzialność przewoźnika za przewożony towar. Podstawy prawne
- Windykacja należności w transporcie. Jak odzyskać zaległe płatności?