Digitalizacja listów przewozowych w transporcie drogowym to konieczność

Elektronizacja listu przewozowego od dawna przewija się w rozmowach o transporcie drogowym, jednak od 2020 roku, w związku z różnymi obostrzeniami i restrykcjami, wynikającymi z pandemii COVID-19, prace nad cyfryzacją dokumentów przyspieszyły. Z uwagi na konieczność dostosowania się do nowej rzeczywistości, w tym wprowadzenia ograniczenia kontaktu fizycznego między kierowcami a magazynierami, znaczna liczba podmiotów w łańcuchu dostaw przeszła na wysyłkę dokumentów transportowych w wersji elektronicznej za pośrednictwem poczty e-mail lub innych dedykowanych do tego platform, a nawet dalej idących rozwiązań. Przykładem jest ROHLIG SUUS Logistics, który w celu ograniczenia bezpośrednich kontaktów zastąpił sposób pisemnego dokumentowania dostarczenia i odbioru przesyłek w treści listu przewozowego, potwierdzeniem dostarczenia za pośrednictwem kodu SMS[2]. To rozwiązanie zapewnia jednocześnie bezpieczeństwo przesyłek i możliwość zachowania dystansu, czyli bezpieczeństwo poszczególnych osób. Rozwiązanie wdrożone w czasie trwania pandemii sprawdziło się doskonale i udowodniło, że rozwiązania digitalne z powodzeniem mogą zastąpić papier. Jednocześnie zastosowanie cyfrowych potwierdzeń daje szersze możliwości, pozwalając rejestrować dodatkowe informacje, takie jak pozycja GPS, dodatkowo uwierzytelniając realizację usługi. Rozwiązania cyfrowe są akceptowalne i coraz częściej oczekiwane przez zleceniodawców, jednak w związku z brakiem odpowiednich przepisów, aby zapewnić kierowcom komplet wymaganych dokumentów na wypadek kontroli drogowej, nadal stosowany jest papier.

Elektroniczny list przewozowy w świetle przepisów międzynarodowych

Możliwość zastosowania elektronicznego listu przewozowego pojawiła się na arenie międzynarodowej w momencie ratyfikacji przez pierwsze pięć państw (Bułgarię, Finlandię, Litwę, Łotwę, Szwajcarię) protokołu dodatkowego do konwencji CMR[3] dotyczącego elektronicznego listu przewozowego. Pierwotnie Konwencja CMR nie zawierała formalnej podstawy do stosowania dokumentów w wersji elektronicznej (w przeciwieństwie do np. Konwencji RU/CIM), jednak protokół dodatkowy to zmienił. Zgodnie z nim art. 2 ust. 1 protokołu z 2008 r., list przewozowy w rozumieniu konwencji CMR może być wystawiony w formie elektronicznej. W tej samej formie mogą być składane wszelkie przewidziane konwencją CMR żądania, deklaracje, instrukcje, zastrzeżenia lub inne oświadczenia związane z wykonywaniem umowy przewozu. List przewozowy wystawiony w formie elektronicznej jest traktowany na równi z listem przewozowym wystawianym w formie pisemnej i ma taką samą moc dowodową[4]. Polska przystąpiła do protokołu dodatkowego CMR, już 11 września 2019 roku. Do zmian dochodzi również na szczeblu Unii Europejskiej. Rozporządzenie unijne w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego[5] określiło ogólne zasady i kierunki przetwarzania informacji w platformach eFTI (Electronic Freight Transport Information), powołania jednostek certyfikujących w państwach członkowskich oraz wprowadziło harmonogram zmian. Komisja Europejska ma za zadanie przyjąć akty wykonawcze, zapewniając interoperacyjność rozwiązań technologicznych do 21 sierpnia 2023 r. Samo rozporządzenie ma wejść w życie w dniu 21 sierpnia 2024 r., a do sierpnia 2025 r. ma nastąpić już pełne wdrożenie rozwiązań technologicznych. Zmiany na szczeblu europejskim pozwolą na ujednolicenie rozwiązań technologicznych w całej Unii Europejskiej. Jest to niezbędne z uwagi na zwiększenie wydajności procesów w łańcuchu dostaw, konieczność zminimalizowania kosztów przestrzegania przepisów zarówno dla zainteresowanych podmiotów gospodarczych, jak i właściwych organów oraz zapewnienie bezpieczeństwa przesyłek. Polskie przepisy prawa a elektroniczne listy przewozowe Niestety, w świetle polskiej ustawy o transporcie drogowym (utd), z interpretacji polskich przepisów[6] wynika, że na potrzeby kontroli przestrzegania przepisów ustawy o transporcie drogowym, istnieje konieczność używania dokumentacji papierowej.

Źródło: Adrian Mirowski, SNARTO, prezentacja e-CMR - czym jest i jaka jest obecna sytuacja na rynku krajowym

Zgodnie z art. 87 ust. 1 pkt 3 utd podczas wykonywania przewozu drogowego rzeczy, kierowca jest obowiązany mieć przy sobie i okazywać na żądanie uprawnionego organu kontroli dokumenty związane z przewożonym ładunkiem. W przepisie nie ma mowy wprost o listach przewozowych, ale w praktyce najczęściej to właśnie dokumenty przewozowe są dokumentami związanymi z przewożonym ładunkiem. Wprawdzie utd nie definiuje pojęcia dokumentu, jednak ustawa wyraźnie odróżnia pojęcie dokumentu od innych nośników informacji. Można zatem postawić tezę, że ustawa za dokumenty uznaje wyłącznie dokumenty w formie papierowej, a dokumenty elektroniczne mogłyby zostać uznane za inne nośniki informacji. W przypadku takiej interpretacji kierujący musiałby zawsze dysponować papierową dokumentacją, potwierdzającą spełnienie warunków wynikających z przepisów. Drugim ograniczeniem, w świetle przepisów prawa polskiego, jest art. 38 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo przewozowe, który przewiduje, że elementem obligatoryjnym listu przewozowego jest m.in. podpis nadawcy. To oznacza, że za list przewozowy może uchodzić tylko taki przekaz elektroniczny, który zawiera podpis nadawcy, czyli w praktyce dokument w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem elektronicznym, w rozumieniu rozporządzenia eIDAS[7], co wyklucza stosowanie tego rozwiązania w praktyce na szeroką skalę.

Korzyści digitalizacji listów przewozowych

List przewozowy jest dokumentem, którego ważności w procesie transportowym nie można podważyć. Wystawianie dokumentów transportowych ręcznie rodzi wiele ryzyk, dlatego elektronizacja dokumentów branżowych powinna być priorytetem.

Digitalizacja dokumentów przewozowych:

• Zmniejszy koszty operacyjne przedsiębiorstwa. Konieczność obsługi dokumentów w formie tradycyjnej powoduje nadmierne obciążenie działów wspierających, a także niepotrzebne koszty (wydruku tysięcy stron, wysyłki pocztą, magazynowania, obowiązek przechowywania 5 lat). Przykładowo w ROHLIG SUUS Logistics S.A. przeliczono, że ze względu na konieczność dysponowania papierowymi dokumentami, drukuje się ok. 3,5 mln kartek rocznie w tej jednej firmie. Kolejnym aspektem ułatwienia operacyjnego byłby brak konieczności dodatkowego kontaktu z uczestnikami łańcucha dostaw, ponieważ dokumenty byłyby widoczne online przez wszystkich zainteresowanych;
• Zmniejszy ryzyko błędu. W ręcznie uzupełnianych dokumentach pojawiają się błędy wynikające z braku wiedzy kierowców, o tym w jaki sposób poprawnie wypełnić list przewozowy, a także z powodu problemów językowych kierowców - cudzoziemców. Co więcej, możliwe byłoby wyeliminowanie ryzyka zagubienia dokumentów;
• Zmniejszy nadużycia w sferze płatności za wykonaną usługę przewozu. Rację bytu stracą kary umowne za zbyt późne dostarczenie dokumentacji. Niektóre umowy przewozu zawierają klauzule, w myśl których nawet większa część wynagrodzenia przewoźnika przysługuje za dostarczenie dokumentów, a tylko niewielka część za sam przewóz. Wprawdzie jest to sprzeczne z istotą umowy przewozu, jednak występuje dość powszechnie w praktyce, a elektronizacja dokumentów ukróciłaby takie praktyki definitywnie;
• Skróci terminy płatności za wykonaną usługę przewozu. Bardzo często zapłata wynagrodzenia za usługi spedycyjne czy przewozowe jest uzależniona od doręczenia dokumentów papierowych. W praktyce zdarza się, że na dokumentację papierową trzeba czekać kilka tygodni, jeśli kierowca jest w dłuższej trasie. Wprowadzenie listów elektronicznych pozwoliłoby na natychmiastową możliwość weryfikacji czy przewóz się zakończył i uniemożliwiałoby to stawianie takich warunków w umowach;
• Zwiększy bezpieczeństwo przesyłek. Konieczność uwierzytelnienia się danymi elektronicznymi eliminowałaby sytuacje, w których pojawiają się w łańcuchu dostaw podmioty, które nie dysponują takimi danymi, a tylko próbują się podszyć pod przewoźnika czy odbiorcę na podstawie podrobionych dokumentów;
• Umożliwi jednoznaczną identyfikację osób podpisujących dokumenty. Zdarza się, że w trakcie sporu trudno określić, kto i kiedy dokonywał wpisów w treści listu przewozowego. Elektronizacja pozwoli na jednoznaczne określenie, kto dokonał wpisu, w jakiej dacie i godzinie, a nawet gdzie – dzięki geolokalizacji. Digitalizacja sprawi więc, że elektroniczny list będzie nawet lepszym środkiem dowodowym niż dokument papierowy;
• Pozwoli zautomatyzować inne procesy w organizacjach, na przykład akceptacji dokumentów i fakturowania.

Projekt Paperless

GS1 Polska zainicjowała projekt, którego celem jest wypracowanie i wdrożenie standardów elektronicznych dokumentów, w tym eliminacja papierowych dokumentów przewozowych (list przewozowy, druk WZ) w procesie przyjęcia dostawy. W świetle ograniczeń, jakie istnieją na gruncie polskich przepisów prawa, Grupa Robocza sformułowała zapytania do Ministra Infrastruktury:

Czy zgodnie z art. 2 ustęp 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego Polska notyfikowała Komisji Europejskiej przepisy prawa krajowego?

Czy w Ministerstwie Infrastruktury prowadzone są prace mające na celu dostosowanie polskiego prawa do treści Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r., którego stosowanie rozpocznie się już 21 sierpnia 2024 roku?

Mając na uwadze treść art. 11 Rozporządzenia 2020/1056, uprzejmie prosimy o informacje, czy został wybrany organ jako „Jednostka oceniająca zgodność”.

Odpowiedź na te pytania pozwoli ukierunkować prace na konkretne rozwiązania i uspójnić je z działaniami rządu.

Podsumowanie

Wdrożenie oraz pełne stosowanie elektronicznego listu przewozowego wydaje się koniecznością z punktu widzenia nowoczesnej gospodarki, co wskazuje się dość powszechnie w branży TSL. Wśród wielu korzyści wynikających ze stosowania elektronicznych listów przewozowych na szczególną uwagę zasługuje zwiększenie bezpieczeństwa przesyłek, ograniczenie kosztów zarówno przez biznes, jak i organy państwa oraz zapewnienie transparentności łańcucha dostaw. Korzyści są więc jednoznaczne. Zmiany, jakie nadchodzą, są również pewne i nawet określone w czasie. Do 2025 roku elektroniczne dokumenty w całości zastąpią ich papierowe odpowiedniki, dlatego im szybciej zaczniemy wdrażać nowe rozwiązania na rynku polskim, tym lepiej będziemy przygotowani na nadchodzące zmiany.

- Od kilku lat próbujemy zainteresować urzędników odpowiedzialnych za transport drogowy oraz za cyfryzację wdrożeniem w polskim systemie prawnym dokumentów elektronicznych w transporcie drogowym. Dotyczy to zarówno dokumentów przewozowych takich jak e-cmr, ale także wszystkich innych, do których przechowywania i okazywania podczas kontroli drogowej jest zobowiązany kierowca - mówi Maciej Wroński, Prezes Transport i Logistyka Polska. - Uprościłoby to większość procedur, przyśpieszyłoby obieg dokumentów, a także zmniejszyłoby koszty zarówno po stronie biznesu, jak i po stronie administracji publicznej. Niestety za deklarowanym ze strony urzędników zainteresowaniem tym tematem nie podążają konkretne inicjatywy i działania.

[1] Elektroniczny list przewozowy e-CMR (pitd.org.pl)
[2] https://www.suus.com/pub/OWU/Aneks_nr_1_z_dnia_17_sierpnia_2020_r._do_Ogolnych_Warunkow_Swiadczenia_Uslug_Spedycyjnych_przez_ROHLIG_SUUS_Logistics_S.A._obowiazujacych_od_dnia_16.04.2018_r..pdf
[3] Konwencja o Umowie Międzynarodowego Przewozu Drogowego Towarów (CMR) i protokół podpisania, sporządzone w Genewie dnia 19 maja 1956 r.
[4] Zob. art. 2 ust. 2 Protokołu dodatkowego do konwencji dotyczącej Międzynarodowego przewozu rzeczy CMR z 5.06.2011 dotyczący elektronicznego listu przewozowego.
[5] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego.
[6] Art. 16a ust. 1 i art. 33a nakazują przechowywanie dokumentów i innych nośników informacji; Art. 47f ust. 3, art. 55 ust. 1 pkt 6, art. 72 pkt 1, art. 73 ust. 1 pkt 2 i art. 85 ust. 2 pkt 1 wskazują, że podczas kontroli należy udostępnić kontrolerom zarówno dokumenty jak i inne nośniki informacji. Analiza przepisów została dokonana przez Pawła Judka w ramach opinii „PRAWNE ASPEKTY STOSOWANIA ELEKTRONICZNYCH LISTÓW PRZEWOZOWYCH W KRAJOWYCH I MIĘDZYNARODOWYCH PRZEWOZACH DROGOWYCH”, stworzonej na rzecz GS1 Polska, dla projektu Paperless.
[7] Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające Dyrektywę 1999/93/We z dnia 23 lipca 2014 r.